Praxisbeispiel: MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz nach vereinnahmtem Entgelt im Milchbüechli

Für eine grundlegende Erklärung zur MWST-Pflicht für Einzelfirmen und wie die MWST-Abrechnung funktioniert (und insbesondere warum die Saldosteuersatz-Methode für die meisten Einzelfirmen die beste Wahl ist), habe ich hier einen ausführlichen separaten Artikel: MWST-Pflicht: Bin ich als Selbständiger / Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig?

Sie sind bereit für die MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz? Dann folgt hier die Schritt für Schritt Anleitung dazu:

Schritt #1: Anmeldung für die MWST-Abrechnung

Sie haben die 100’000.- Umsatz pro Jahr überschritten (oder möchten die MWST-Abrechnung freiwillig beantragen)?

Dann können Sie die Anmeldung für die MWST-Abrechnung hier bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) machen.

Wichtig: Wenn Sie eine einfache Buchhaltung mit dem Milchbüechli machen, müssen Sie bei der Anmeldung explizit die Abrechnung per Saldosteuersatz und nach vereinnahmtem Entgelt beantragen.

Hier ist der Unterschied der MWST-Abrechnung nach vereinnahmtem oder vereinbartem Entgelt beschrieben.

Schritt #2: Praxisbeispiel für die halbjährliche MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz

Wie es die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hier auf ihrer Website in einem Beispiel beschreibt:

Ein Architekt, dem die ESTV den Saldosteuersatz von 5,9 % bewilligt hat, vereinnahmt während eines Semesters 400’000 Franken inkl. MWST. Er deklariert in der Abrechnung den Umsatz von 400’000 Franken und multipliziert ihn mit dem Saldosteuersatz von 5,9 %, was eine geschuldete Steuer von 23’600 Franken ergibt.

Es sind keine weiteren Rechenoperationen notwendig; die Ermittlung der Vorsteuer entfällt. In den Rechnungen weist der Architekt nicht den Saldosteuersatz, sondern den gesetzlichen Steuersatz von 7,7 % aus.

Ganz so einfach ist es in der Praxis in den allermeisten Fällen dann aber leider doch nicht.

Schauen wir uns doch einmal ein Beispiel vom offiziellen Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung für die MWST-Abrechnung per Saldosteuersatz an:

Weit entfernt von “es braucht lediglich den totalen Umsatz”.

Aber immerhin:

Was auf den ersten Blick vielleicht ziemlich umfangreich und kompliziert aussieht, lässt sich für die allermeisten Selbständigen schlussendlich auf 3 relevante Bereiche bzw. Beträge reduzieren:

Das wären diese 3 (im Screenshot oben rot umrahmt):

1. “Entgelte”: Also der gesamte Umsatz für die Steuerperiode (das ist der einfache Teil).
2. “Abzüge”: Das sind Umsätze, die aus verschiedenen Gründen von der MWST befreit/ausgenommen sind (also für die Sie doch keine MWST bezahlen müssen).
3. “Bezugsteuer”: Aus dem Ausland bezogene Leistungen, für die Sie zusätzlich die MWST bezahlen müssen.

Hinweis: Auf die folgenden beiden Punkte im Formular gehe ich nicht weiter ein, da diese für die meisten Selbständigen / Einzelfirmen schlicht nicht relevant sind (bzw. wenn diese für Sie relevant sind, ist es wahrscheinlich empfehlenswert, mit einem Treuhänder/Steuerexperten zusammenzuarbeiten):

1. “Steueranrechnung”: Das ist für 2 Fälle relevant:
   • Beim Export von Waren ins Ausland.
   • Wenn Leistungen an von der MWST begünstigte Institutionen erbracht werden.
2. “Andere Mittelflüsse”: Wie im Bild oben ersichtlich, für besondere Fälle wie z.B. Subventionen, Spenden oder Dividenden.

Also, wir haben 2 Spezialfälle (“Abzüge” und “Bezugsteuer”) bei der MWST-Abrechnung per Saldosteuersatz, welche für die meisten Selbständigen / Einzelfirmen relevant sind.

Für beide dieser Spezialfälle habe ich jeweils eine separate, detaillierte Erklärung gemacht:

• “Abzüge”: MWST-Abzüge: Von der Mehrwertsteuer befreite / ausgenommene Leistungen
• “Bezugsteuer”: Die Bezugsteuer bei der MWST-Abrechnung (speziell per Saldosteuersatz)

Diese beiden Spezialfälle machen die ganze MWST-Abrechnung zwar etwas aufwändiger, sollten aber für die meisten Einzelfirmen problemlos zu bewältigen sein, sobald man diese einmal verstanden hat.

Schauen wir uns als Nächstes an, wie die MWST-Abrechnung per Saldosteuersatz im Milchbüechli gemacht werden kann:

Schritt #3: MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz im Milchbüechli

Zuerst einmal müssen Sie die MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz im Milchbüechli unter “Mein Konto” aktivieren und den Ihnen von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) bewilligten Saldosteuersatz hinterlegen:

Ab sofort haben Sie bei den Einnahmen die Möglichkeit, diese als von der MWST befreit/ausgenommen zu markieren (und wenn die Einnahme nicht von der MWST befreit/ausgenommen ist, dann natürlich entsprechend einfach keine der 3 Optionen markieren):

Und entsprechend dazu können Sie Ausgaben als “Bezugsteuer relevant” markieren.

Zur Erinnerung:

Wann Einnahmen von der MWST befreit/ausgenommen sind bzw. Ausgaben Bezugsteuer relevant sind, ist in diesen Artikeln ausführlich erklärt:

• Einnahmen (“Abzüge”): MWST-Abzüge: Von der Mehrwertsteuer befreite / ausgenommene Leistungen
• Ausgaben (“Bezugsteuer”): Die Bezugsteuer bei der MWST-Abrechnung (speziell per Saldosteuersatz)

Wenn Sie das gemacht haben, ist die halbjährliche MWST-Abrechnung ein Kinderspiel:

Sie erhalten im Milchbüechli unter “MWST Abrechnung” mit einem Klick alle benötigten Zahlen, die Sie nur noch im MWST-Formular eingeben müssen.

Das Milchbüechli macht es Ihnen dabei besonders einfach:

Sie müssen nur die im Milchbüechli fett markierten Beträge im MWST-Formular eintragen, die restlichen Zahlen sind lediglich als Info bzw. für Sie zur Kontrolle (und werden im MWST Formular automatisch berechnet/ausgefüllt).

Hier ein komplettes Beispiel, wie es im Milchbüechli aussieht:

Schritt #4: Die bezahlte MWST als Ausgabe im Milchbüechli erfassen

Die bezahlte MWST können Sie dann natürlich wieder im Milchbüechli normal als Ausgabe erfassen (unter “Alle übrigen Geschäftsaufwände”):