In der Schweiz haben Sie 2 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Buchhaltung führen können:
- Einerseits gibt es die allseits bekannte doppelte Buchhaltung.
- Andererseits gibt es die vereinfachte Buchhaltung, die einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entspricht und auch Milchbüechli- oder Milchbüchlein-Rechnung genannt wird.
Bevor Sie weiterlesen und sich genauer mit der Milchbüechli-Rechnung auseinandersetzen, eine kurze Erinnerung:
Eine Milchbüechli-Rechnung dürfen Sie nur führen, wenn Ihre Firma ein Einzelunternehmen ist und weniger als 500’000.- Umsatz pro Jahr macht (hier erfahren Sie mehr zur Buchführungspflicht für Einzelunternehmen und “wie sehr” buchhaltungspflichtig Sie sind).
Trifft beides auf Sie zu?
Sehr gut, dann erfahren Sie hier, was Sie bei der Milchbüechli-Rechnung alles beachten müssen:
Welche Anforderungen muss die Milchbüechli-Buchhaltung erfüllen?
Auch eine Milchbüechli-Rechnung muss natürlich gewisse Standards erfüllen. Dazu zählt auch wie bei der doppelten Buchhaltung der Grundsatz:
Keine Buchung ohne Beleg.
Oder etwas konkreter gesagt: Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, dann müssen Sie mit einem Beleg (also der erhaltenen Rechnung) zeigen können, für was Sie das Geld ausgegeben haben und dass es sich auch um eine geschäftliche Ausgabe gehandelt hat (und nicht eine private Ausgabe).
Der grosse Unterschied liegt aber darin, wie dieser Beleg in der Buchhaltung erfasst wird:
Unterschiede zur doppelten Buchhaltung: Wie die Milchbüechli-Rechnung funktioniert & was ihre Vorteile sind
Der grosse Unterschied zur doppelten Buchhaltung ist dieser:
Jede Einnahme oder Ausgabe wird nur einmal erfasst. Und zwar an dem Datum, an dem der Betrag tatsächlich eingenommen bzw. ausgegeben worden ist.
Die Buchungen erfolgen also nach der “Ist-Methode” (im Gegensatz zur sogenannten “Soll-Methode” bei der doppelten Buchhaltung), was einer sogenannten “Offene-Posten-Buchhaltung” entspricht.
Dies erleichtert die Buchführung für Nicht-Buchhalter ungemein:
Einerseits reduziert sich der effektive Buchungsaufwand um mehr als die Hälfte.
Was aber noch wichtiger ist:
Es fallen auch die ganzen Fachbegriffe und Funktionen weg, welche die doppelte Buchhaltung für Nicht-Buchhalter so schwierig macht.
Es gibt keinen Kontenplan, keine Haupt- und Nebenbücher, keine Buchungssätze, keine Privateinlagen oder -entnahmen, keine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und keine transitorischen Aktiven oder Passiven.
Nur ein simples Erfassen der (rein geschäftlichen) Einnahmen und Ausgaben.
Reicht eine Milchbüechli-Rechnung in der Praxis tatsächlich auch?
Von verschiedenen Seiten (insbesondere natürlich von gewissen Treuhändern und dem Treuhänder Verband) wird die Milchbüechli-Rechnung gerne immer mal wieder kritisiert.
Bei dieser Kritik wird aber immer von einem KMU ausgegangen, während der grösste Teil der Einzelunternehmen schlicht vergessen wird:
Selbständige, Freelancer, Berater, oder auch Gründer von Startups, die vielleicht die ersten 1-2 Jahre die Buchhaltung noch möglichst einfach halten wollen, bevor Sie gewachsen sind und auf Investoren oder Käufer Suche gehen.
Kurz gesagt: Alle Einzelunternehmer, die nicht auf die Buchhaltung als “Messinstrument” angewiesen sind, sondern auch so den Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben haben. Und die die Buchhaltung also wirklich nur machen, weil Sie per Gesetz dazu verpflichtet sind, um Ihr Einkommen zu versteuern.
Und dieses Bedürfnis ist völlig gerechtfertigt. Hier ein Zitat vom offiziellen KMU Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft:
Theoretisch würde es genügen, wenn sie alle Quittungen und Belege einigermassen geordnet aufbewahren und bei einer allfälligen Steuerkontrolle dem Beamten vorweisen.
Obwohl so eine “Schuhschachtel-Buchhaltung” in der Realität tatsächlich immer wieder vorkommt, ist das natürlich keine praktische Lösung. Damit provozieren Sie es regelrecht, dass das Steueramt Sie einer Kontrolle unterzieht und Ihre (nicht) vorhandene Buchhaltung auseinander nimmt.
Aber:
Wenn also theoretisch eine Schuhschachtel mit Belegen ausreicht, dann reicht eine sauber geführte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erst recht (und wenn diese richtig aufgegleist ist, dann verursacht der Jahresabschluss und die Steuererklärung kaum Extraaufwand).
Was das für die Wahl Ihres Buchhaltungsprogramms bedeutet
Die eigenen Einnahmen und Ausgaben zu verwalten ist an sich gar kein Problem. Das Ganze aber in einer komplizierten doppelten Buchhaltung zu führen schon.
Ein Buchhaltungsprogramm, das für KMU eingesetzt werden kann, ist für Selbständige und Einzelunternehmen also nicht unbedingt die optimale Lösung.
Nicht nur, dass diese Lösungen zu kompliziert sind, um sie als Selbständiger effizient selbst zu führen, sind diese logischerweise durch den grossen Funktionsumfang auch deutlich teurer.
Sie sind Einzelunternehmer und machen unter 500’000.- Umsatz pro Jahr?
Möchten Sie sehen, wie eine Milchbüechli-Rechnung in der Praxis aussehen kann?
In diese Beispiel sehen Sie von A bis Z, wie Sie die Buchhaltung als Selbständiger selber machen können.
Oder haben Sie noch weitere Fragen zur Milchbüechli-Rechnung? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur einfachen Buchhaltung als Einzelfirma.