Milchbüechli.ch

Die einfachste Buchhaltung der Schweiz

Buchhaltung als Einzelfirma selber machen: Praktisches Beispiel von A bis Z mit dem Milchbüechli

Sie sind also selbständig, haben ein Einzelunternehmen mit unter 500’000.- Umsatz pro Jahr?

Dann lernen Sie auf dieser Seite wie Sie Ihre Buchhaltung möglichst einfach selber führen können, damit Sie die Steuererklärung am Anfang des Jahres in der Post nicht völlig unvorbereitet trifft.

Einige wichtige Hinweise zuerst:

Wenn Sie mehr als 100’000.- Umsatz pro Jahr machen (oder sich freiwillig angemeldet haben), müssen Sie zusätzlich auch die MWST-Abrechnung machen.

Das Milchbüechli vereinfacht die MWST-Abrechnung per Saldosteuersatz. Hier habe ich es ausführlich beschrieben: Praxisbeispiel: MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz nach vereinnahmtem Entgelt im Milchbüechli

Das Vorgehen das ich hier beschreibe, müssen Sie natürlich nicht zwingenderweise exakt gleich machen (und ist mit und ohne MWST-Abrechnung im Prinzip genau gleich). Wichtig ist vor allem, dass Sie selbst einen Rhythmus finden, mit dem Sie Ihre Buchhaltung regelmässig nachführen.

Mein Vorgehen hier ist auf jeden Fall ein guter Startpunkt und gibt Ihnen eine klare Übersicht darüber, was Sie alles machen müssen und wie Sie vorgehen können.

Das Milchbüechli ist wie jedes Buchhaltungsprogramm nur ein Werkzeug. Sie sind schlussendlich dafür verantwortlich, dass Sie alles korrekt erfassen.

Konkret müssen und wollen Sie den erzielten Gewinn möglichst tief, aber natürlich wahrheitsgemäss berechnen. Das heisst:

  1. Sie müssen ausnahmslos alle Einnahmen erfassen
  2. Sie wollen möglichst viele Ausgaben erfassen

Wenn Sie Einnahmen nicht angeben oder Ausgaben abziehen, welche nicht tatsächlich zur Geschäftstätigkeit gehören, begehen Sie Steuerhinterziehung.

Die gute Nachricht ist:

Für Selbständige ist es meistens gar nicht so schwierig, eine lückenlose (und nachvollziehbare) Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten.

Und zwar dank der Kontoauszüge.

Deshalb hat es sich für mich bewährt, das Milchbüechli nur einmal im Monat nachzuführen (Rechnungen erfasse ich sofort, wenn ich Sie versende, aber das erkläre ich weiter unten genauer).

Es ist einfach effizienter, einmal im Monat eine gute halbe Stunde hinzusitzen. Und als Selbständiger haben Sie meist eine verhältnismässig kleine Anzahl Buchungen, sodass Sie noch einen guten Überblick über die offenen Buchungen des letzten Monats haben.

Schritt 1: Geschäftskontoauszüge vorbereiten

Als Selbständiger laufen praktisch alle Einnahmen und Ausgaben über ein Konto: Kunden bezahlen mit Banküberweisung, Rechnungen bezahlen Sie allenfalls auch per Kreditkarte.

Deshalb drucke ich mir am Anfang des Monats alle Geschäftskontoauszüge aus. Dazu gehören:

  • Natürlich der Geschäftskontoauszug
  • Kreditkartenauszug, weil die einzelnen Kreditkarten-Ausgaben auf dem Bankkontoauszug nicht ersichtlich sind
  • Die Kontoauszüge von meinem Privatkonto. Als Einzelunternehmer ist es praktisch unmöglich, Privates und Geschäftliches zu 100% trennen:
    • Wichtig: Wenn Sie Geld von Ihrem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto überweisen (und umgekehrt), hat das keinen Einfluss auf Ihren Gewinn und müssen Sie nicht im Milchbüechli buchen. Es gibt also keine Privateinlagen und Privatentnahmen im Milchbüechli bzw. einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
    • Ich besitze beispielsweise nur eine private Kreditkarte, die ich aber auch für geschäftliche Ausgaben benutze. Obwohl es also technisch gesehen über mein Privatkonto läuft, buche ich die geschäftlichen Ausgaben natürlich in meiner Milchbüechli Buchhaltung. Relevant ist nur, ob eine Einnahme oder Ausgabe für das Geschäft relevant war, nicht über welches Konto sie lief.
    • Ausserdem: Wenn die Steuerverwaltung Einsicht auf Ihr Privatkonto will, haben Sie sowieso keine Möglichkeit, das zu verhindern.
  • PayPal-Kontoauszug:
    • Wenn Sie mit PayPal lediglich Ausgaben haben, brauchen Sie diesen nicht. Auf der Kreditkartenabrechnung sind alle PayPal-Transaktionen enthalten.
    • Falls Sie auch Geld von Kunden via PayPal erhalten (betrifft z.B. Online Shop Betreiber), würde ich den PayPal-Kontoauszug ebenfalls ausdrucken: Durch das PayPal-Guthaben stimmen unter Umständen die Beträge auf der Kreditkartenabrechnung nicht mit dem Betrag auf dem Beleg überein (weil PayPal bei Zahlungen zuerst das Guthaben verwendet). Das macht es sonst zu undurchsichtig.

Es erleichtert Ihnen die Arbeit ungemein (vor allem bei einer allfälligen späteren Kontrolle), wenn Sie die einzelnen Positionen auf den Auszügen durchgehen und markieren (“A” für Ausgabe, “E” für Einnahme).

Wenn Sie die Buchung dann erfassen, ergänzen Sie den Eintrag einfach noch mit der entsprechenden eindeutigen Beleg-Nr.:

Beispiel Kreditkartenauszug
Kreditkartenauszug: Geschäftliche Ausgaben sind markiert (und im Milchbüechli erfasst), private Ausgaben hingegen nicht.

Wenn Sie sich an die Kontoauszüge halten, können Sie praktisch nichts falsch machen oder vergessen.

Für regelmässige Bargeld-Einnahmen muss zusätzlich zur Buchhaltung ein sogenanntes Kassenbuch geführt werden, welches besonderen Anforderungen unterliegt.

Hier habe ich beschrieben, für wen das Milchbüechli perfekt sein kann.

Einzelne Bargeldausgaben wie z.B. Büromaterial oder Zugbillett können Sie als Selbständiger natürlich ohne Kassenbuch ganz normal als Ausgabe erfassen (Quittung aufbewahren nicht vergessen).

Schritt 2: Rechnungen/Belege vorbereiten

Bevor Sie mit dem Buchen beginnen, empfehle ich alle Rechnungen/Belege bereitzulegen. Es ist ziemlich mühsam, bei jeder Buchung zuerst den Beleg suchen zu müssen.

Rechnungen erhalten Sie meistens entweder auf Papier oder nur in elektronisch Form. Da sich der Aufwand Papierbelege einzuscannen kaum lohnt, sollten Sie sich entscheiden:

  • Entweder Sie drucken alle Belege konsequent aus.
  • Oder Sie arbeiten sowohl mit Papier, als auch elektronischen Belegen.

So oder so würde ich alle Rechnungsbelege sofort bei Erhalt ablegen, damit Sie diese anfangs Monat nicht an verschiedenen Orten zusammensuchen müssen. Für Papierbelege reicht eine simple Klarsichtmappe, für elektronische Belege ein zentraler Ordner auf dem PC (als Schutz vor Datenverlust bietet sich dafür ein Dienst wie Dropbox an), sowie ein eigener Ordner “Rechnungen 2018” im E-Mail-Konto.

Ich persönlich drucke alle Belege sofort aus, sobald ich Sie erhalte.

Das Milchbüechli erlaubt es Ihnen aber auch, Ihre elektronischen Rechnungen als PDF-Datei hochzuladen.

Wichtig: Sie müssen Belege auf Papier nicht extra einscannen oder abfotografieren und im Milchbüechli hochladen. Sie können im Milchbüechli mit der “Beleg in Papierform” Checkbox einfach angeben, dass Sie den Beleg bereits in einem Ordner oder Klarsichtmappe abgelegt haben. Ausserdem wird auch von Treuhändern grundsätzlich empfohlen, Original-Belege zu behalten, selbst wenn diese eingescannt worden sind.

Übrigens: Es gibt im Milchbüechli eine Funktion, mit der Sie z.B. Ende Jahr nach dem Jahresabschluss alle hochgeladenen PDF-Belege in einer Datei zusammenfügen und herunterladen können. Damit können Sie die Belege einfach ausdrucken und mit der gesamten restlichen Buchhaltung ablegen.

Obwohl Belege mittlerweile durchaus auch digital als PDF-Datei von den Steuerbehörden anerkannt sind, ist es sehr empfehlenswert, wenn man die ganze Buchhaltung in einem physischen Ordner abgelegt hat (und z.B. bei Bedarf zum Steuerberater mitnehmen kann).

Schritt 3: Einnahmen & Ausgaben im Milchbüechli erfassen

Jetzt kommt der Schritt, in dem wir aus dieser Schuhschachtel-Buchhaltung eine saubere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen, die für die Steuererklärung verwendet werden kann.

Gehen wir einige typische Beispiele durch, denen Sie als Einzelunternehmer begegnen:

Einnahmen-Buchung Beispiel

Zu Beginn habe ich erwähnt, dass ich Einnahmen jeweils sofort erfasse, sobald ich die Rechnung an den Kunden schicke.

Also bevor die Zahlung tatsächlich eingegangen ist.

Der Grund ist einfach:

Das Milchbüechli hilft Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre gesendeten Rechnungen zu behalten (das ist also eine sogenannte “Offene-Posten-Buchhaltung“).

Spielen wir ein Beispiel durch:

Journal Einnahme erfassen

Die Beleg-Nr. wird automatisch erstellt. Wenn Sie die Rechnung ausgedruckt haben, empfiehlt es sich, die Beleg-Nr. (z.B. “E7”) per Hand auf die Rechnung zu schreiben, damit Sie den Beleg bei Bedarf viel schneller finden.

Die einzigen Informationen die Sie erfassen müssen sind der Betrag, das Rechnungsversand-Datum und den Beleg (“Beleg in Papierform” falls Sie die Rechnung ausgedruckt haben, oder wie in diesem Beispiel die gesendete PDF-Rechnung direkt im Milchbüechli hochladen).

Der Buchungstext ist optional als Hinweis für Sie selbst und muss keinen formalen Regeln folgen (der Firmenname des Kunden ist z.B. hilfreich).

Im Milchbüechli Journal (wo alle Buchungen aufgelistet werden) sehen Sie dann auf einen Blick, welche Rechnungen seit wann offen sind:

Buchungsjournal Übersicht

Sobald die Zahlung eingegangen ist, ergänzen Sie das Zahlungseingang-Datum und schliessen damit die Buchung ab:

Einnahme Zahlungseingang buchen

So haben Sie ohne Extra-Aufwand ständig einen Überblick darüber, welchen Kunden Sie noch eine Zahlungserinnerung schicken müssen.

Und natürlich können Sie Einnahmen jederzeit direkt am Datum des Zahlungseingangs verbuchen und müssen diese nicht zwingenderweise vorher bereits erfassen.

Ausgaben-Buchung Beispiel

Die Ausgaben erfassen Sie wie zu Beginn erklärt am einfachsten einmal im Monat:

Journal Ausgabe erfassen

Die Beleg-Nr. wird wieder automatisch erstellt und sollten Sie per Hand direkt auf die ausgedruckten Rechnungen schreiben (z.B. “A5”):

Beispiel Ausgabe Kreditkarte
Wenn Sie später einen Beleg suchen, werden Sie froh sein, wenn Sie sich die Zeit genommen haben und diesen mit der Beleg-Nr. markiert haben.

Der Betrag, das Datum und Beleg sind grundsätzlich selbsterklärend.

Doch Achtung:

  • Bei Zahlungen mit Kreditkarte müssen Sie auf das Valuta Datum auf dem Kreditkartenauszug achten: Meistens ist dieses 1-3 Tage später, als Sie die tatsächliche Zahlung gemacht haben (die Abrechnung erfolgt erst am Tag darauf, bzw. bei Käufen am Wochenende oder Feiertagen erst am nächsten regulären Arbeitstag).
  • Der Betrag unterscheidet sich meistens ebenfalls vom Betrag auf der Rechnung: Einerseits kommen ev. noch Kreditkartengebühren dazu, andererseits ist bei Fremdwährungen natürlich erst später der genaue Umrechnungskurs und damit der tatsächlich bezahlte Betrag bekannt.

Das ist auch ein weiterer Grund, warum ich die Ausgaben erst am Anfang des nächsten Monats anhand der Kontoauszüge erfasse (und diese Fälle wären übrigens auch besonders mühsam in einer doppelten Buchhaltung zu erfassen).

Die “Art der Ausgabe” ist für die Steuererklärung ein sehr wichtiges Feld.

Hier einige Anmerkungen zu den einzelnen Kategorien:

  1. Direkter Aufwand (Material, Waren, Fremdleistungen): Hier erfassen Sie alle Ausgaben, die direkt für die Erledigung von Kundenaufträgen benötigt werden. Wenn Sie z.B. als Grafiker ein lizenziertes Foto für ein Kundenprojekt kaufen oder als Fotograf die Materialkosten für die Fotoentwicklung oder den Bilderrahmen.
  2. AHV/IV/EO-Beiträge (1. Säule): Ihre persönlichen AHV/IV/EO-Beiträge.
  3. BVG/Pensionskassen-Beiträge (2. Säule, nur zu 50%): Da die 2. Säule für Einzelunternehmen freiwillig ist, haben die meisten Selbständigen hier keine Ausgaben. Wenn Sie diese aber haben, dann dürfen Sie lediglich 50% der tatsächlich bezahlten Beiträge im Milchbüechli angeben. Die anderen 50% bezahlen Sie als Privatperson, nicht als Unternehmer.
  4. Übrige Sozialversicherungen (Unfall, Krankentaggeld): Private Versicherungen oder Krankenkasse dürfen hingegen nicht erfasst werden.
  5. Miete Büro/Arbeitszimmer: Wenn Sie ein Büro gemietet haben, ist die Ausgabe eindeutig. Wenn Sie aber Zuhause arbeiten, können Sie einen Teil der privaten Miete abziehen. Wie gross dieser Anteil sein darf, ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich. Hier finden Sie die verschiedenen Formeln der Kantone.
  6. Büromaterial, EDV, Telefon, Porti: Ein Hinweis speziell zur EDV, wenn Sie beispielsweise einen Laptop kaufen: Als Faustregel gilt, dass Beträge bis CHF 1000.- ganz normal als Ausgaben erfasst werden können. Grössere Ausgaben müssen abgeschrieben werden (mehr Infos zur Frage “Abschreibung oder Ausgabe?”). Das heisst, über 2 oder mehr Jahre wird lediglich ein Teil des gesamten Betrages als Ausgabe erfasst.
  7. Bankspesen: Die Kontogebühren Ihres Geschäftskontos, die meistens jedes Quartal anfallen.
  8. Fahrzeug/Benzin: Ausgaben für Ihr Auto.
  9. Reparatur und Unterhalt: Für Selbständige betrifft dies praktisch nur das Auto, da Sie wahrscheinlich keine grossen Maschinen oder Gebäudeunterhalt haben.
  10. Reisespesen: Z.B. Flug- oder Zug-Tickets.
  11. Repräsentation: In diese Kategorie fallen beispielsweise Kundengeschenke oder Ausgaben für Geschäftsessen mit potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern.
  12. Werbung/Marketing: Ausgaben für z.B. Visitenkarten, Inserate, Website oder Google AdWords.
  13. Weiterbildung: Zum Beispiel besuchte Kurse oder Seminare.
  14. Alle übrigen Geschäftsaufwände: Alles, was nicht in die anderen Kategorien fällt. Normalerweise sollten hier nicht all zu viele Ausgaben anfallen. Ich erfasse hier zum Beispiel die jährlichen Kehrichtgrundgebühren für Betriebe der Gemeinde.

Das Milchbüechli ist hier einen Tick genauer, als die Steuerverwaltung tatsächlich verlangt (z.B. sind die Kategorien “Repräsentation”, “Werbung” und “Weiterbildung” in der Steuererklärung nicht explizit gefragt).

Wir legen der Steuererklärung aber den Jahresabschluss bei: Wenn wir mehr liefern als tatsächlich nötig und die Steuerverwaltung sieht, dass wir eine saubere und nachvollziehbare Buchhaltung führen, dann minimieren wir das Risiko von Rückfragen oder gar einer Steuerprüfung.

Das Ziel der Milchbüechli-Rechnung ist nicht, die Steuerverwaltung absichtlich im Dunkeln zu lassen. Das Ziel ist, die Buchhaltung mit möglichst wenig Aufwand zu erledigen.

Der “Buchungstext” ist zwar optional, aber es ist grundsätzlich empfehlenswert, es für alle Buchungen auszufüllen. Insbesondere für gewisse Ausgaben ist es sehr zu empfehlen, wenn der dazugehörige Beleg keine Detail-Informationen zur Buchung beinhaltet. Dies betrifft besonders folgende Kategorien:

  • Reisespesen: Für Reisespesen wie z.B. Flug- oder Zug-Tickets sollten Sie den genauen Zweck der Reise beschreiben (z.B. welchen Kunden Sie warum besucht haben).
  • Repräsentation: Da diese Kategorie gerne für Steueroptimierungen ausgenutzt wird, sollten Sie hier z.B. bei einer Restaurant-Quittung genau aufschreiben, mit wem Sie das Geschäftsessen hatten und was der Zweck war (und natürlich gilt wie immer: Keine Buchung ohne Beleg. Sie müssen die entsprechenden Quittungen aufbewahren.).

Als Faustregel gilt:

Können Sie einer Drittperson glaubwürdig erklären, dass die Ausgabe tatsächlich geschäftlich begründet war?

Das ist alles: Sie arbeiten praktisch ausschliesslich mit diesen 2 Eingabemasken für die Einnahmen und Ausgaben.

Ohne doppelte Buchhaltung, Kontenplan, Haupt- und Nebenbücher oder Buchungssätze ist das Buchen mit dem Milchbüechli sehr logisch und praxisorientiert.

Und trotzdem haben Sie damit bereits alles erledigt, was Sie später für den Jahresabschluss und die Steuererklärung benötigen.

Hier sehen Sie, wie einfach der Jahresabschluss als Einzelfirma mit dem Milchbüechli gemacht wird.

Und in diesem Artikel die MWST-Abrechnung: Praxisbeispiel: MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz nach vereinnahmtem Entgelt im Milchbüechli

Sind Sie noch auf der Suche nach der passenden Buchhaltungslösung?

Führen Sie Ihre eigene Einnahmen-Ausgaben-Rechnung doch auch mit dem Milchbüechli, genau wie auf dieser Seite gezeigt und erklärt.

Das Milchbüechli ist die einzige Buchhaltungssoftware der Schweiz, welche auf der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung basiert und speziell auf Selbständige und Einzelunternehmen ausgerichtet ist, welche die Buchhaltung möglichst einfach erledigt haben möchten:

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Nutzen Sie einfach die Kommentarfunktion oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@milchbueechli.ch.

Kommentare

  1. Hallo
    ich habe eine Frage, vielleicht wurde diese ja bereits beantwortet, aber ich finde dazu leider keine Infos 🙂 Wenn man Ausgaben verbuchen möchte, die z. B. in einem grösseren Onlineshop getätigt wurden (beim grossen A z. B.), wie verbuche ich dies dann im Milchbüchli? Die Bestellungen werden ja zusammengefasst von der Kreditkarte abgezogen, sagen wir mal 50 CHF. Es sind darin aber mehrere Bestellungen erfasst, beim grossen A sogar mit Euro ausgewiesen. Wenn ich diese nun einzeln erfasse und in CHF umrechne, ist es “wild”, wenn ich dann nicht auf den Betrag komme, der von der Kreditkarte abgezogen wurde, wegen der Umrechnung/Rundung?

    Vielen lieben Dank für die Info 🙂

    Antworten

    • Hallo Melanie,

      Dann machst Du einfach eine Buchung und hast allenfalls mehrere Belege dazu (mit entsprechend der gleichen Beleg-Nr.). Und bezüglich Betrag: Du kannst einfach den auf der Kreditkarte ersichtlichen tatsächlichen CHF Betrag verwenden.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  2. Hi,

    ist es auch möglich, eigene Belegnummern einzutragen, sodass diese automatisch fortlaufend erhöht werden? Mir geht es lediglich um die Nummerierung, nicht den Buchstaben (E) davor.

    Vielen Dank

    Antworten

  3. Hallo Michael

    Ein echt schönes Tool was du hier geschaffen hast!
    Ich bin Einzelunternehmer im Handwerk, kannst du mir bitte sagen wo du Werkzeug-Anschaffungen verbuchen würdest? “Direkter Aufwand” würde ich jetzt eher für Verbrauchsmaterial deuten.

    Gruss Johannes

    Antworten

    • Hallo Johannes,

      Genau, „Direkter Aufwand“ ist für Verbrauchsmaterial das für konkrete Aufträge gekauft wurde. Ich würde es einfach unter “Alle übrigen Geschäftsaufwände” erfassen, es gibt keine besser passende Kategorie.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  4. Hallo Michael.

    Ein Kollege und ich sind daran für ein neues Resellingbusiness eine Kollektivgesellschaft zu gründen. Dazu zahle wir beide je 5000.- als Starteinlage / Grubdstock ein. Damit wir die ersten Einkäufe tätigen können. Wie muss ich diese Einlage im Milchbüechli verbuchen?…. als Ausgabe?
    Damit es am Jahresende nicht als Gewinn erscheint. Es ist ja so zusagen eine Ausgabe an die die Kollektivgesellschaft….
    Wird evtl verzinst…
    Danke und Gruss Marco

    Antworten

  5. Cooles Programm, das hilft mir sehr.
    Wo würden Sie denn Ausgaben für die Krankenkassen-Anerkennung (ich bin Therapeutin) hinbuchen? Unter Diverses? Besten Dank

    Antworten

  6. Lieber Michael

    Tolle Webseite und hat viele meiner Fragen zur Buchhaltung beantwortet und was alles bei den Ausgaben (AHV, Verpflegung) abgezogen werden kann.

    Ich bin im Hauptberuf selbstständig als Psychologin und habe im August eine Erwerbsunfähigkeitsversicherung (3a) bei Helvetia abgeschlossen. Bei Unfall oder Krankheit bin ich somit abgesichert. Kann ich diese EUV unter Ausgaben auflisten und von meinen Einnahmen abziehen?
    Danke für die Auskunft.
    Herzliche Grüsse, Lilia

    Antworten

    • Hallo Liliana,

      Zahlungen an die 3. Säule (a + b) sind generell privat, sprich haben nichts in der geschäftlichen Buchhaltung im Milchbüechli verloren. Aber eben in der privaten Steuererklärung kann das dann vom steuerbaren Einkommen abgezogen werden.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  7. Vielen lieben Dank für ihre Arbeit – grossartig!

    Verbuche ich denn meine Design-Software, die ich für Kundenprojekte brauche (Adobe als Grafikdesignerin) als EDV oder direkter Aufwand?

    Beste Grüsse!

    Antworten

  8. Hallo Michael
    Wir überlegen uns zu zweit eine Kollektivgesellschaft für eine kleine Vermietungsfirma zu gründen. Dein Milchbüechli Programm könnte ein ideales Tool für unsere einfache Bichhaltung werden.

    Habe eine Frage betreffend Rechnungsadresse, die du evt. beantworten kannst.
    Ist es möglich, Aufwandsrechnungen die an die Privatperson (Gesellschafter) adressiert sind, als Aufwände in der Kollektivgesellschaft geltend zu machen? Es handelt sich eindeutig um Aufwände im Rahmen der Geschäftstätigkeit, aber die Rechnung ist nicht an das Unternehmen adressiert bzw. der Unternehmensname ist nicht auf der Rechnung ersichtlich. Die Postadresse der KLG ist die gleiche wie die Privatadresse und wird beim Handelsregistereintrag als c/o Adresse angemeldet.

    Der Grund dafür ist zum einen, dass Aufwände ein paar Monate vor der offiziellen Firmengründung angefallen sind (da bestand der Firmennamen noch nicht) , und künftig ist es für ein paar einzelne Rechnungen einfacher, wenn die Privatperson als Rechnungsempfänger statt der Firmennamen aufgeführt wird.

    Beispiel:
    – Wir vermieten ein Fahrzeug, welches privat auf einen der Gesellschafter angemeldet ist. Das Fahrzeug wird nicht privat sondern nur für den Geschäftszweck genutzt und hat die Bewilligung zur Vermietung.
    – Die Rechnung des Strassenverkehrsamt für Fahrzeugsteuer lautet folglich auf den Gesellschafter als Privatperson.

    Weisst du ob das so möglich ist, insbesondere, da die Kollektivgesellschaft ja keine juristische Person ist und aus uns beiden als Privatpersonen besteht…

    Vielen Dank für deine Rückmeldung.

    Beste Grüsse
    Manuel

    Antworten

    • Hallo Manuel,

      Ja, das ist grundsätzlich kein Problem, solange der Aufwand tatsächlich geschäftlich begründet ist.

      Das Thema Ausgaben vor der Gründung habe ich übrigens hier erklärt: https://milchbueechli.ch/ausgaben-vor-der-gruendung/

      Ansonsten kann ich natürlich keine verbindliche Aussagen machen, wie genau das alles korrekt für eine Kollektivgesellschaft gemacht werden muss. Das kann nur ein Treuhänder bzw. Steuerberater oder natürlich Du selber. Das Milchbüechli ist letzten Endes nur ein Tool.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  9. Hallo Herr Brütsch,
    danke für die tolle Webseite und Schilderungen eines Anfängers und nicht eines Buchhalters!
    Es wurde erwähnt, dass bei den Bankkonten sowieso Privates und Geschäftliches nicht zu 100% trennen ließe. Würde es denn theoretisch gehen, sein Privatkonto für BEIDES zu nutzen ggf. mit einem 2. Unterkonto arbeiten?

    2. Frage: Belege auf Papier – gerade des Thermopapiers – schaffen in der Regel nicht die 10 jährige Beweispflicht und verblassen.
    Macht es da nicht Sinn, diese generell zu kopieren bzw. einzuscannen?

    Besten Dank für Ihre Antwort!

    Antworten

    • Grüezi Herr Weidemann,

      Vielen Dank für das Feedback 🙂 Zu Ihren Fragen:

      1. Theoretisch bzw. aus Buchhaltungssicht wäre das kein Problem, aber einfach als Hinweis: Die Banken erlauben die geschäftliche Nutzung von Privatkonten grundsätzlich nicht, das könnte also ev. irgendwann Probleme geben.

      2. Klar, wenn Sie auf der sicheren Seite sein möchten, dann ist das natürlich empfehlenswert. Wobei hier reden wir wirklich nur von Thermopapier (also Kassenquittungen), normale Papierausdrucke sind davon nicht betroffen.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  10. Ich finde nicht nur das simple aber effektive Programm interessant, sondern auch alle Ausführungen deinerseits.

    Ich bin im Begriff mit einem Freund eine Kollektivgesellschaft zu gründen. So weit ich weiss ist diese der Einzelfirma bezüglich Kriterien gleichgestellt.

    Wie sieht das mit zwei Personen aus? Es ist doch steuertechnisch für beide Personen relevant, wenn die eine mehr “Geld abzieht” als Lohn quasi, als die andere, da ja jeder selber aus seinem Sack quasi die Hälfte oder (siehe unten) den prozentualen Anteil der Steuern bezahlt.

    Oder anders gefragt wird quasi nur der Gewinn einer Milchbüechli Rechnung als Einkommen versteuert und es könnte quasi der Gewinn prozentual verteilt, je nach Auszahlung and die Gesellschafter, den Steuern angegeben werden?

    Wie wird das verrechnet und oder belegt?

    Vielen Dank im Voraus für die Antwort

    Antworten

    • Hallo Fabe,

      Gute Frage, aber da bin ich nicht ganz sicher, da ich mich bei Kollektivgesellschaften überhaupt nicht auskenne. Ja, grundsätzlich müsste es vom Prinzip her wie eine Einzelfirma sein, sprich machen beide Gesellschafter genau wie bei einer Einzelfirma eine private Steuererklärung (mit dem Unterschied, dass der Gewinn/Einkommen einfach auf die Gesellschafter aufgeteilt wird – es gibt also wie bei einer Einzelfirma keinen Lohn für die Inhaber: https://milchbueechli.ch/lohn-einzelfirma-inhaber/ ).

      Aber ob und wie da allenfalls noch mehr gemacht werden muss, kann ich nicht sagen. Wie gesagt, ich habe keine Erfahrungen mit Kollektivgesellschaften.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

      • Bei Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft). Wird der Gewinn auf die Gesellschaft aufgeteilt und jeder Gesellschafter versteuert seinen Anteil. Dafür gibt es das Hilfsblatt
        zu Fragebogen 15/15a für Kollektiv und Kommanditgesellschaften.

        Wer wie viel erhält richtet sich nach dem Gesellschaftsvertrag. Allfällige Bezüge (Lohn) können zwar von der Erfolgsrechnung subtrahiert werden. Müssen dann aber bei der Steuererklärung beim Punkt nach dem Gewinn, wieder ausgewiesen werden.

        Antworten

  11. Unter welcher Rubrik kann ich die Ausgaben der 3 Säule im Milchbüechli erfassen?

    Antworten

  12. Guten Tag Herr Brütsch

    Erstmals Danke für das tolle Milchbüechli-Programm! Es erleichtert meine Buchhaltung als Einzelfirma sehr.

    Eine Frage hätte ich: Unter welcher Kategorie kann ich Arbeitskleider (Handwerkerkleider, Schutzhandschuhe, Stahlkappenschuhe etc.) als Ausgabe verbuchen?

    Antworten

    • Grüezi Frau Messerli,

      Würde ich wohl unter “Alle übrigen Geschäftsaufwände” erfassen. Genereller Hinweis zu den Kategorien: Es ist nicht immer ganz eindeutig. Nehmen Sie einfach die Kategorie, welche am besten passt (und dann immer gleich machen). Und am besten natürlich auch einen aussagekräftigen Buchungstext eingeben.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  13. Grüezi Herr Brütsch

    Vielen Dank für den hilfreichen Artikel. Vielleicht können Sie mir bei einigen Unklarheiten weiterhelfen.

    Gem. Ihrer Beschreibung werden die Einnahmen und Ausgaben zu dem Zeitpunkt verbucht, an dem das Geld überwiesen wird. Das Konto Warenbestand wird nicht geführt. In dem Fall kann ich im 2022 Waren verbuchen, die ich zwar eingekauft aber noch nicht verkauft habe. Habe ich das richtig verstanden? Muss man da am Ende des Jahres keine Abgrenzung vornehmen?

    Fallen die Kosten für den Versand der Produkte unter die Ausgabekategorie Nr. 6 “Porti”? Wie sieht es bei Verkaufsgebühren / Provisionen aus (z.B. bei Verkauf des Produktes über eine Online-Plattform wie ricardo.ch oder Amazon)? Wäre das ebenfalls Kategorie Nr. 6?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe.

    Beste Grüsse
    Tom

    Antworten

    • Hallo Tom,

      Ja genau, das ist korrekt, es gibt keine Abgrenzungen in einer einfachen Buchhaltung. Als Hinweis: Hier habe ich die grundsätzliche Problematik mit einem Online Shop genauer beschrieben (ich habe die Infos aus verschiedenen Artikeln/Kommentaren jetzt gerade noch hier als Zusammenfassung in einem separaten Artikel veröffentlicht): https://milchbueechli.ch/einfache-buchhaltung-online-shop/

      Ja, Porti würde ich unter “Büromaterial, EDV, Telefon, Porti”, Verkaufsgebühren hingegen würde ich unter “Direkter Aufwand (Material, Waren, Fremdleistungen)”.

      Genereller Hinweis zu den Kategorien: Es ist nicht immer ganz eindeutig. Nimm einfach die Kategorie, welche am besten passt (und dann immer gleich machen). Und am besten natürlich auch einen aussagekräftigen Buchungstext eingeben.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  14. Guten Tag,

    Danke für die ausführlichen Erklärungen oben, das war sehr Informativ.
    Ich habe im Ausland Musik Produktion und Sound Engineering studiert, bin jetzt wieder zurück in der Schweiz und möchte als Einzelunternehmer Dienstleistungen anbieten und in Studios arbeiten. Da ich mein privates Studio trotzdem weiterführe und es als mein privater Arbeitsplatz verwende, habe ich dort ausgaben, welche ich mit meinem Privatkapital finanziert habe. Nun habe ich mich gefragt, ob man ein Startkapital im Milchbüechli eintragen kann, damit man quasi bei einer Ausgabe nicht sofort ins Minus fällt in der Berechnung.
    Oder sollte ich mein privates Studio und meine Dienstleistung als Einzelunternehmer separat behandeln?

    Besten Dank für Ihre Infos und ggf. Einschätzung.

    Antworten

    • Guten Tag,

      Nein, das würde das Ergebnis verfälschen. Im Milchbüechli bzw. generell in einer einfachen Buchhaltung ist das Grundprinzip eben Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn/Verlust (welcher für die Steuererklärung relevant ist).

      In einer doppelten Buchhaltung kann man zwar natürlich entsprechend mit Startkapital “im Plus” starten, aber das Resultat (Gewinn/Verlust) ist trotzdem praktisch genau gleich wie im Milchbüechli.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  15. Hallo

    Vielen Dank für deine Erklärungen. Das ist sehr hilfreich. Ich habe zwei Fragen. Ich habe eine Einzelfirma und muss zum ersten mal für 2021 meine Steuererklärung mit meiner Firma machen. Ich habe ein Online Shop und konnte dort ganz easy alle meine Einnahmen extrahieren und gebe das auch so an. Aber muss ich nun auch meine Bankauszüge einschicken?
    Meine zweite Frage ist, ich habe meine Firma im Januar 2021 gegründet, jedoch hatte ich einige Lieferung bereits im Vorjahr im Oktober erhalten. Bis ich jedoch die Shootings und Website etc. bereit gestellt habe, ging es noch bis Januar. Effektiver Verkaufsstart war im Januar 2021. Jetzt ist es so, dass mein Erlös teilweise auch von dieser Ware ist, jedoch habe ich die Ware bereits im Vorjahr bezahlt, bevor ich eine Firma hatte. Kann ich also diese Ausgaben nicht erfassen?

    LG

    Antworten

  16. Guten Tag Herr Brütsch

    Ihre Site ist sehr hilfreich. Vielen Dank!

    Letztes Jahr habe ich mich an einen Treuhand gewandt und er hat die Buchhaltung für mich übernommen. Dieses Jahr habe ich mich entschieden, die Buchhaltung selbst zu übernehmen.

    Als Selbständiger/Einzelfirma habe ich unten 500’000.- Umsatz pro Jahr.

    Ich habe bemerkt, dass der Treuhand eine doppelte Buchhaltung geführt hat. Wie?

    – Er hat die “Sollbetrag” und “Habenbetrag” benutzt
    – Wenn ich Geld von meinem Geschäftskonto auf mein Privatkonto überwiesen habe, er hat die Beiträge als “Habenbetrag” geschrieben.

    Meine Fragen sind jetzt..
    1) Kann ich eine einfache Buchhaltung für 2022 führen obwohl er eine doppelte Buchhaltung für 2021 gemacht hat?
    2) Ich habe Beispiele der doppelten Buchhaltung gesehen und ich bin fast sicher dass die Buchhaltung meines Einzelfirmas eine doppelte ist. Könnte es nicht wahr sein?

    Ich wollte unbedingt mit der Milchbüechli starten und ich will sicher erstmal sein, dass eine einfache Buchhaltung erlaubt ist.

    Besten Dank für Ihre Hilfe.

    Freundliche Grüsse
    Sabina Gross

    Antworten

  17. Sehr geehrter Herr Brütsch

    Ich möchte eine Einzelfirma gründen, dies möchte ich nebenbei zuhause im Büro ausüben. Wie ist das wegen der Miete und dem Abzug? Ich habe gesehen Sie haben ein Link auf der Seite der verschiedenen Kantone, wie aktuell ist die? Darf ich überhaupt als Einzelfirma Miete usw. abziehen? Ich denke weil am Anfang sicher nicht genug Umsatz erzielt werden kann.

    Besten Dank

    Freundliche Grüsse
    B.M

    Antworten

    • Guten Tag,

      Da müssen Sie schlussendlich direkt bei der Kantonalen Steuerverwaltung oder z.B. in der Wegleitung zur Steuererklärung schauen, wie genau die aktuelle Formel/Regel ist. Und ja, grundsätzlich dürfen Sie das, sofern Sie ein Arbeitszimmer haben und Zuhause arbeiten. Aber das geht in das Thema Steueroptimierung und kann ich keine konkrete Empfehlung geben. Das kann nur ein Steuerberater oder Treuhänder.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  18. Guten Tag,

    Ich beabsichtige voraussichtlich von einer doppelten Buchhaltung zu Ihrer Milchbüechli.ch Version zu wechseln, da ich im Pensionsalter stehe und die Kriterien für eine entspechende Vereinfachung steuertechnisch erfülle.
    Frage: Wie kann ich die Anfangswerte (Eröffnungsbilanz) zB von der Bilanz 2020 auf das Jahr 2021 buchen, bzw. übernehmen?
    Danke für Ihre baldige Antwort.
    Beste Grüsse

    Edith Baumgärtner

    Antworten

  19. Guten Tag
    Ist das immernoch korrekt, dass ich die Buchungen der Milchbüächli Buchhaltung über meim privates Konto laufen lassen? Also nicht zwingend ein Geschäftskonto benötige? Lg Saraj

    Antworten

  20. Guten Tag
    Super Seite 🙂 Hoffe ich komme damit klar.
    Ich stehe am Anfang, wie viele hier…..
    Ich verkaufe vieles über Tutti/Anibis/Ebay Kleinanzeigen usw, also eher schwierig das auf Rechnung zu verkaufen.
    Wie soll/kann ich da vorgehen?

    Liebe grüsse Markus

    Antworten

  21. Hallo,

    Und auch von mir nochmals ganz lieben DANK für das wunderbare Milchbüechli!

    Ich hab da eine etwas doofe Frage.. hab mich natürlich sonst schon erkundigt aber nichts klares dazu gefunden.

    Wie ist das mit den Essens Ausgaben? Sprich, ich kann nicht nach Hause zu Essen und muss mich am Arbeitsplatz verpflegen. Kann ich diese Kosten abziehen? und wenn ja unter welcher Rubrik?
    Als Angestellte ist das ja in der Steuererklärung möglich, als Selbständige sollte es dann ja eigentlich Teil der Buchhaltung sein…

    Antworten

  22. Hallo

    Ich finde Milchbüchli super. Ich habe aber eine Frage zur Steuererklärung:

    Ich führe die Buchhaltung auf Michbüchli ganz genau aber mein Kontosaldo und die Kontobewegungen stimmen nicht mit der Abrechnung von Milchbüchli überein, da ich noch ein bisschen durcheinand auf dem Konto haben. Kann das ein Problem sein gegenüber der Steuerverwaltung ? Würden Sie nach einem Kontoauszug verlangen?
    Z. B. Ich habe einen Gewinn von 6’500 FR erzielt. Ich habe aber 11’000 Franken auf dem Konto.

    Antworten

    • Hallo Adriano,

      Nein, das ist kein Problem bzw. ganz normal: Das Milchbüechli bzw. generell eine einfache Buchhaltung / Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hat kein Bilanzkonto, das mit dem tatsächlichen Kontostand übereinstimmt. Das ist ein grundlegender Unterschied (und Vereinfachung) zur doppelten Buchhaltung.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  23. Hallo Michael
    wie verbuche ich einen Privatbezug (=Barausgang) aus dem Kassabuch? Fahrzeug und Transportaufwand: kann ich da Pauschalen verbuchen, wenn ich mein Privatauto benütze und wie buche ich dies?
    Vielen Dank!

    Antworten

  24. Hallo Michael

    Wenn ich eine Ausgabe erfasse, die ich mittels eBanking bezahle, trage ich dann in Milchbüechli das Rechnungsdatum oder das Verbuchungsdatum auf dem Kontoauszug ein?

    Liebe Gruess
    Marco

    Antworten

  25. Hallo Herr Brütsch

    Mein Steuerdomizil ist Solothurn.
    Ich habe eine Wohnung in Zürich gekauft und bin als Wochenaufenthalter gemeldet. Seit diesem Jahr habe ich meine Einzelfirma als Selbständigerwerbender von Solothurn nach Zürich mutiert.
    Kann ich in diesem Fall den gesamten Eigenmietwert der Wohnung abziehen? Ich weiss, dass es eine Berechnung mit Mietwert dividiert Anzahl Zimmer gibt und so habe ich es auch gerechnet als die Einzelfirma noch in Solothurn angemeldet war.

    Herzlichen Dank für Ihre Antwort und für die tollen Auskünfte!

    Eduardo

    Antworten

  26. Guten Tag,

    Super Produkt. Nur ein Frage. Sobald ich eine Selbständigkeit im Nebenerwerb starte, ist dies für den Arbeitgeber ersichtlich? Solange kein Eintrag im HR besteht? Evtl. über die AHV oder Besteuerung?

    Antworten

    • Hallo Anna,
      Nein, der Arbeitgeber sollte eigentlich über keinen dieser Wege informiert werden. Selbst ein HR-Eintrag dürfte kein Problem sein, wenn der Arbeitgeber die HR-Publikationen nicht aktiv verfolgt.
      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  27. Unter welcher Kategorie würde ich den Kauf eines Bürotisches oder z.B. eines Gestells verbuchen?
    Übrigens danke vielmals für die tolle Seite und all die hilfreichen Artikel und Kommentare / Antworten bzgl. Buchhaltung.

    Liebe Grüsse

    Andreas

    Antworten

    • Hallo Andreas,
      Das würde ich wohl einfach unter “Büromaterial, EDV, Telefon, Porti” oder “Miete Büro/Arbeitszimmer”. Ist nicht immer ganz eindeutig, bzw. wichtig ist dass es dann einfach immer gleich gemacht wird.
      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  29. Guten Tag

    Viele vielen Dank für die tolle Seite! Sie ist sehr informativ und hat mir sehr geholfen 🙂

    Nun habe ich noch 2 Fragen:
    1) Ich arbeite als selbstständige Filmemacherin.
    Wenn ich einen Auftrag mache, verrechne ich meinen Kunden den Gebrauch meines Materials (Kamera, Kamerazubehör, Bearbeitungsprogramme etc.). Der Betrag dieser Miete ist dann jeweils im Gesamtbetrag imbegriffen, welchen mir die Kunden zahlen.
    Da es sich aber um mein eigenes Material handelt, habe ich keine Rechnung wie beispielsweise, wenn ich bei einem Rental Material miete. Wie muss ich das verbuchen? Muss ich mir selber eine Rechnung stellen?

    2) Wie verbuche ich Schenkungen? Ich habe beispielsweise als Helferin einen Werbefilm für einen Event gemacht. Als Symbolische Entschädigung hat mir der Verantstalter dann 100 CHF auf mein Konto überwiesen. Kann ich mir das direkt auf mein Privatkonto auszahlen, ohne die Transaktionen im Milchbüechli aufzuführen?

    Vielen lieben Dank für deine Hilfe!
    Liebe Grüsse
    Eliane

    Antworten

    • Hallo Eliane,

      Freut mich zu hören 🙂 Zu Deinen Fragen:

      1) Hier ist jetzt eher die Frage, ob das Material dem Geschäft gehört oder Dir privat. Also falls Du Kamera etc. für das Geschäft gekauft hast, dann kannst Du es auch als geschäftliche Ausgabe erfassen. Wenn Du es privat gekauft hast und jetzt für das Geschäft verwendest, würde ich es nicht als Ausgabe erfassen. Ja, das ist genau genommen natürlich ein Nachteil. Aber das sauber dem Geschäft weiterzuverkaufen ist halt entsprechend aufwändig (plus müsste dann allenfalls wieder der Privatanteil abgezogen werden). Den tatsächlichen Gebrauch kannst Du Dir privat nicht in Rechnung stellen.

      2) Schwierig zu sagen. Da es auf das Geschäftskonto gegangen ist, würde ich es der Einfachheitshalber als Einnahme erfassen, ansonsten müsstest Du das irgendwie sonst nachvollziehbar belegen/erklären können.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  30. Hallo Michael, cool ihre Initiative, etwas so „Einfaches“ auf die Beine zu stellen!
    Ich habe viele private offene Rechnungen. Um den Überblick über die Zahlungsfristen zu wahren, habe ich sie im Moment in einem Excel-Sheet erfasst. Wenn eine a.o. Zahlung oder der Lohn eingeht, kann ich wieder Rg. bezahlen. Eignet sich ihr System auch für Privatpersonen, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen?
    Danke for ihre Antwort & mfG

    Antworten

  31. Hallo, ich baue gerade mein Nebenberuf auf als Fotografin.
    Nun habe ich mir in den letzten Jahren Kamera und sonstiges Equipment zugetan .
    Erst für dieses Jahr habe ich Einnahmen.
    Kann ich also Beschaffungen/Ausgaben von den letzten 3 Jahren noch angeben?
    Wie sieht es aus mit Weiterbildungen? Können die Kurskosten ebenfalls als Ausgaben eingetragen werden und werden diese auch auf 5 Jahre gesplittet?
    Was muss ich sonst als Nebenberufliche Fotografin noch beachten, wenn ich noch 40% in meinem Hauptberuf angestellt bin?
    Vielen Dank für die Antwort

    Antworten

  32. Guten Abend
    Kann mir jemand erklären – habe es leider nicht gefunden – wie man den Saldovortrag bei der Eröffnung im Januar machen kann? Wie macht ihr das?
    Lieben Gruss
    Jean-Claude Rubin

    Antworten

    • Grüezi Herr Rubin,

      Gute Frage: In einer einfachen Buchhaltung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wie dem Milchbüechli gibt es keinen Saldovortrag. Im Prinzip wird jedes Jahr nur für sich betrachtet, und das Resultat (eben Einnahmen minus Ausgeben = Gewinn) wird dann in der privaten Steuererklärung angegeben. Jedes Jahr startest Du also einfach wieder bei Null.

      Den Saldovortrag gibt es nur in einer doppelten Buchhaltung, wo Du z.B. den tatsächlichen Kontostand auf der Bank auch im Buchhaltungskonto abgebildet hast.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  33. Guten Tag, was empfehlen Sie mir für Zahlungs-Eingänge in Fremdwährung (USD)? Einfach den Umrechnungskurs der Bank als Buchungsgrundlage? Danke und Gruss Benny Blumer

    Antworten

  34. Guten Tag,

    vielen Dank erst mal für das Bereitstellen dieser wichtigen Informationen, die Website ist so hilfreich!

    Ich habe noch eine Frage zum Arbeitszimmer in der Wohnung als Selbständige. Auf http://www.kgeld.ch und auch bei meiner Google Suche wird ausschliesslich von einer Festanstellung ausgegangen, wenn ich es richtig verstehe. Gilt diese Formel dennoch für Selbständige? Und wo erfahre ich wie man die Nebenkosten abrechnet?

    Vielen Dank und schöne Grüsse

    Antworten

    • Hallo Ulrike,

      Ja, die Formel gilt grundsätzlich auch für Selbständige. Bezüglich Nebenkosten rechnest Du grundsätzlich einfach anteilsmässig (also in %). Ist in der Praxis natürlich schwierig ganz genau zu berechnen. Mit 50:50 liegst Du sicher nicht komplett falsch, also z.B. das Natel-Abo nur zu 50% als geschäftliche Ausgabe erfassen (jetzt natürlich angenommen Du hast nur ein Smartphone, und nicht sowieso ein separates Abo für das Geschäft).

      Das aber nur als allgemeine Hinweise. Schlussendlich kann das nur die Steuerverwaltung oder ein Treuhänder definitiv sagen, da es je nach Kanton immer auch etwas unterschiedlich sein kann.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  35. Hallo

    Ich habe für mein Geschäft eine Akontozahlung von meinem Privatgeld bezahlt. Die Restzahlung erfolgte über dass Geschäftskonto. Ich habe mir dieses Geld noch nicht zurückbezahlt. Wie soll ich dies am besten buchen?

    Wie würde man auch folgenden Fall buchen:

    Einzahlung in das Geschäftskonto von Privat? (Rückzahlung Privat noch nicht erfolgt)

    Herzlichen Dank.

    Antworten

  36. Guten Tag,
    Unter welcher Kategorie verbuche ich die Rückvergütung an einen Kunden – unter direktem Aufwand? Oder kann ich auf die beiden Buchungen verzichten (Einnahme / Ausgabe) und sie im Milchbueechli auslassen?
    Vielen Dank

    Antworten

    • Grüezi Herr Ernst,

      Ja, ich würde es unter “Direkter Aufwand” erfassen. Und ja, die Buchungen müssen schon gemacht werden, damit die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt (auch wenn es am Ergebnis/Gewinn nichts ändern würde).

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  37. Guten Tag Herr Brütsch

    Ich würde gerne wissen, ob ich mit zwei seperaten Einzelunternehmen nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen muss, wenn sie zusammen unter CHF 100000.- bleiben oder ob es im Endeffekt einfacher ist, wenn ich für beide Firmen eine seperate Abrechnung mache?

    Wenn ich zwei seperate Rechnungen führe, kann ich dies im Abo Ihrer Website so machen oder muss ich dann zweimal die Abokosten bezahlen?

    Beste Grüsse,
    Sarah Buchanan

    Antworten

    • Grüezi Frau Buchanan,

      Jede Firma braucht eine eigene Buchhaltung. Ich würde mich eher grundsätzlich fragen, ob sich der Aufwand 2 separate Einzelfirmen zu gründen überhaupt lohnt (bezüglich Kosten/Aufwand). Weil eine Einzelfirma ist ja keine eigene Rechtspersönlichkeit, sprich Sie haften sowieso für beide Firmen als Privatperson.

      Das aber nur als allgemeine Anmerkung, da kann ich von Aussen keine konkrete Empfehlung geben.

      Jede Buchhhaltung braucht im Milchbüechli eine separate Lizenz/Login.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  38. Guten Tag.
    Vielen Dank für den grossartigen Beitrag. Ich habe 2 Fragen dazu:
    1. Müssen Betriebsausgaben auf den Namen der Firma lauten oder kann man auch Rechnungen auf seinen Privatnamen geltend machen. Zum Beispiel möchte ich ein Büro Mieten und der Internetanschluss und mein Geschäftshandy würde auf meinen Namen laufen. Darf man das? Oder müssen die Rechnungen auf mein Firmennamen lauten?
    2. Darf ich kosten für Kurse/Seminare welche ich vor der Firmengründung besucht habe, welche notwendig für den Betrieb des Geschäfts sind auch abziehen? Zum Beispiel habe ich 2020 ein Kurs besucht, 2021 werde ich meine Einzelfirma gründen. Darf ich das rückwirkend abziehen? Wenn ja wie viele Jahre zurück darf man das?
    Vielen Dank im Voraus.

    Gruss Dennis

    Antworten

    • Hallo Dennis,

      1. Ja, solange die Ausgabe tatsächlich geschäftlich ist, kannst Du diese auch geltend machen, wenn diese auf Deinen privaten Namen laufen.

      2. Wenn es sich nicht um riesige Beträge handelt, würde ich es einfach per 1.1.2021 als Ausgabe erfassen (auch wenn es nicht ganz „korrekt“ ist, habe ich hier erklärt: https://milchbueechli.ch/buchhaltung-einzelfirma-selber-machen/#comment-80 ). Von genauen zeitlichen Vorgaben wüsste ich nichts, aber länger als ein Jahr würde ich nicht gehen. Schlussendlich läuft es darauf hinaus: Kannst Du einer Drittperson glaubhaft belegen, dass die Ausgabe tatsächlich geschäftlich begründet war?

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  39. Erstens Mal vielen Dank für die geile Website! So so hilfreich!!!

    Habe ich das richtig verstanden, dass ich bei den Ausgaben vieles Doppelt mit A1, A2, A…, anschreibe, sprich ein Mal auf dem Kontoauszug und ein Mal auf der Rechnung die ich erhalten habe (bsp ich habe eine Rechung von Digitec erhalten und mit Kreditkarte bezahlt)?

    Kann ich da auch Kontoauszug + Bezahlungsbestätigung bei Onlinekauf mit sofortiger Bezahlung?

    Was wäre da korrekter?
    Danke im Voraus

    Antworten

    • Hallo Lorelei,

      Vielen Dank für das Feedback 🙂

      Genau, mit dieser Beleg-Nr. A1 etc. kannst Du so jederzeit zu einer Buchung in der Buchhaltung den entsprechenden Kontoauszug und Beleg finden (und umgekehrt). Das ist eine grundlegende Anforderung an die Buchführung und nennt sich “Prüfspur”.

      Ja, die Bezahlungsbestätigung kannst Du auch als Beleg verwenden, wenn wie bei einer Rechnung oder Quittung alle Infos drauf sind (also Rechnungsabsender, Betrag, etc.): https://milchbueechli.ch/beleg-rechnung-quittung/

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  40. Hi

    Ich habe als Einzelperson eine GmbH (Unternehmensberatung) gegründet. Dort erhalte ich Kommission für vermittelte Mandate/Key accounts/ Ressourcen. Das ist mit Aufwand verbunden, aber ich bin nicht dort angestellt und beziehe keinen Lohn (habe gerade erst angefangen). Ich gelte nicht als selbstständigerwerbend gemäss Kanton/Stadt Zürich.

    Kann ich dennoch Aufwände verbuchen (e.g. Geschäftsessen, Arbeitsraummietkosten, Büromaterial, Laptop, Handy)? Wegen COVID kann ich nicht in öffentliche working spaces arbeiten, wo Infrastruktur sonst gratis wäre.

    Jemand sagte mir ich dürfte nichts verbuchen, weil ja niemand in der GmbH angestellt ist, also wäre es schlussendlich nur Privatgebrauch/-bereicherung; eine Verbuchung würde nur zu Probleme führen…

    Was meinen Sie? Besten Dank für Ihre Hilfe!

    Freundliche Grüsse,
    BV

    Antworten

    • Grüezi BV,

      Ich kenne mich mit GmbH/AG und doppelter Buchhaltung zu wenig aus. Diese Website ist ausschliesslich für Selbständige mit Einzelfirma und einfacher Buchhaltung.

      Versuche es z.B. einmal beim Buchhaltungs-forum.ch.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  41. Guten Tag

    Ich habe eine Frage: kann ich meine 2 Tiefgaragen Parkplätze für meine Fahrschulfahrzeuge als Ausgabe angeben ?

    Antworten

  42. Gute Tag

    Soweit ich verstanden habe, muss ich für alle Ausgaben eine Quittung/Rechnung vorlegen können. Gilt das Selbe auch für Einnahmen? Muss ich eine eigene Rechnungskopie beifügen oder reicht der Kontoauszug mit dem Zahlungseingang?

    Danke im voraus und liebe Grüss

    Mona, Hebamme

    Antworten

  43. Hi Michael,
    Ich verwalte meine im März gegründete Einzelfirma mit dem Milchbüechli und habe nun eine Frage zur AHV: Die Ausgleichskasse verwendet momentan eine von mir gemachte Schätzung um meinen Beitrag zu bestimmen. Nun ist aufgrund von Corona dieses Jahr ziemlich viel schlechter angelaufen als zuvor gedacht -> die Beiträge sind vieeel zu hoch. Verbuche ich im Milchbüechli die von der SVA rückvergüteten Zahlungen als gewöhnliches “Einkommen”?
    Ich konnte die Beiträge ja dieses Jahr abziehen, so muss ich sie wohl nächstes Jahr auch wieder verbuchen, oder?

    Merci für eine Antwort,
    Tim

    Antworten

    • Hallo Tim,

      Genau, die Zahlung vom SVA ist einfach eine “Einnahme”.

      Bei der 2. Frage bin ich nicht sicher, was Du meinst. Du wirst nächstes Jahr ja wieder Beiträge zahlen. Und diese verbuchst Du genau gleich wie bisher. Einfach als Tipp: Das SVA passt die Beiträge nicht von sich aus an, das müsstest Du melden, wenn Du nächstes Jahr nicht wieder “zu viel” bezahlen möchtest (also im Voraus, Du bekommst es ja zurück).

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  44. Guten Tag,
    ein grosses Kompliment: die Website ist informativ und verständlich geschrieben. Vielen Dank dafür!

    Nun habe ich auch zwei Fragen. Für eine Weiterbildung sind Reisekosten entstanden wie z.B. Anfahrt, Übernachtung, Essen, die im direkten Zusammenhang mit der Weiterbildung stehen. In welcher Kategorie sind diese Aufwendungen zu buchen – in der Kategorie Weiterbildung oder in der Kategorie Reisespesen?

    In welcher Kategorie verbucht man Ausgaben für Veranstaltungen, die man besucht für Recherchezwecke bzw. mögliche Kundenakquise? Unter Werbung/Marketing oder unter alle übrigen Geschäftsaufwände?

    Antworten

    • Hallo Annette,

      Vielen Dank für das Kompliment!

      Das würde ich unter “Reisespesen” erfassen.

      Das Zweite ist nicht ganz eindeutig bzw. kannst Du dort, wo Du es passender findest. Wichtig ist, dass Du es dann immer gleich machst, damit es nachvollziehbar bleibt.

      Wenn es z.B. primär um Networking geht, würde wohl “Werbung/Marketing” besser passen. Wenn es eher um die Recherche bzw. Vorträge/Seminare geht, dann eher auch unter “Weiterbildung”.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  45. Hallo,
    erstmal nochmal Danke für das tolle Angebot.
    Eine (vielleicht dumme) Frage habe ich noch:
    kann ich die Ausgabe für milchbüechli.ch auch als Ausgabe verbuchen?

    Vielen Dank für die Info.

    Antworten

  46. Guten Abend,

    Im K-Tipp (via Ihrem Link) steht folgendes:
    „Wer einen Steuerabzug fürs Arbeitszimmer geltend macht, muss auf den Ab­-zug für die Berufspauschale (üblicherweise 3800 Franken) verzichten. Dafür darf er alle weiteren Berufsaus­lagen für Computer, Fachzeitschriften, Telefonate usw. vom Einkommen abziehen.“

    Heisst das dann, dass wenn ich den Abzug für die Berufspauschale geltend machen wollen würde, sollte ich die einzelnen Posten für Berufspauschalen besser gar nicht erst erfassen?

    Ich habe mich letztes Jahr im Mai schon als Selbstständig angemeldet und Versicherungen und alles abgeschlossen, jedoch erst dieses Jahr angefangen überhaupt meine Ware anzubieten und Umsatz zu machen, somit ist es für mich noch interessant zu wissen, wie ich die Ausgaben für 2019 am besten erfasse.

    Danke für die Antworten 🙂

    Antworten

    • Hallo Jennifer,

      Die Berufspauschale ist nur für Angestellte relevant, nicht für Selbständige. Als Selbständige erfasst Du sowieso alle Ausgaben über die Buchhaltung.

      Aber ja, auf die Pauschale sollte man also nur verzichten, wenn man tatsächlich mehr Berufsauslagen geltend machen kann. Wie das aber genau aussieht, falls Du noch Teilzeit angestellt warst, kann ich leider nicht sagen. Das geht in das Thema Steueroptimierung, das müsste ein Steuerberater/Treuhänder genauer anschauen.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  47. Grüezi Herr Brütsch

    Ich konnte noch nichts dazu finden, daher erlaube ich mir hier die Frage.
    Wie sieht es aus, wenn ich den Shop in CHF führe, die Kunden aber die Möglichkeit haben, in EUR (die meisten sind aus D) zu bezahlen, kann man das Milchbüechli mit 2 Währungen führen?

    Antworten

  48. Hallo, ich habe dieses Jahr angefangen mit meiner Geschäftsidee, dazu habe ich eine Weiterbildung begonnen die ein Jahr dauert (bis März 2021) zudem bin ich am Website kreieren, Equipment am kaufen etc. kurz gesagt, Einnahmen hatte ich bisher noch keine, nur Ausgaben. Kann ich dies mit der Milchbüchlirechnung trotzdem bereits erfassen, resp. den Steuern angeben, denn der Jahresabschluss wäre ja ein Minusbetrag…? Hast du da einen Tipp?

    Antworten

    • Hallo Meli,

      Ja, das geht: Ein Minusbetrag ist einfach ein Verlust, und diesen kannst Du bei der Steuererklärung grundsätzlich ebenfalls angeben.

      Falls Du mehrere Jahre hintereinander Verlust machst (und allgemein wenig Umsatz machst), kann die Steuerverwaltung bzw. dann das SVA/Ausgleichskasse die Selbständigkeit irgendwann ablehnen und es als Hobby einstufen, dann geht das dann natürlich nicht mehr. Aber das einfach als Hinweis.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  49. A) Sortierkriterien der Journaleinträge
    Nach welchen Kriterien wird das Journal sortiert (Datum, Belege Nummer,..)?
    Kann man die sortierreihenfolge selber auswählen?

    B) Art der Ausgabe
    Weshalb wird “Art der Ausgabe” im Journal nicht angezeigt.

    Merci
    Reidar

    Antworten

    • Hallo Reidar,

      A) Die Buchungen im Journal werden nach Datum sortiert. Die Beleg-Nr. muss nicht in der “richtigen” Reihenfolge sein. Hier ist nur wichtig, dass die Beleg-Nr. eindeutig ist (die Papier-Belege kannst Du natürlich in dieser Reihenfolge ablegen, damit Du sie schnell findest). Im Moment kann man die Sortierung noch nicht ändern, die Idee ist aber bereits einmal notiert.

      B) Die wird doch im Journal im Buchungstext angezeigt?

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  50. Guten Tag,

    ich habe eine frage bzgl Buchungen in “Direkter Aufwand”. Wenn ich beispielsweise ein Event organisiere für meine Kunden, nicht direkt für einen spezifischen Kunden aber unterschiedliche Kunde / Gäste empfange, darf ich die Kosten unter direkten Aufwand buchen (DJ kosten, Event-Halle, Decor, etc.) wenn sich die künden beteiligen. Muss “Direkter Aufwand” umbedingt als Rechnung an einen Auftraggeber wieder in Rechnung gestellt werden?

    Antworten

    • Hallo Pascal,

      “Direkter Aufwand” muss nicht unbedingt als Rechnung an Kunden gestellt werden. Darunter kannst Du alles erfassen, was Du direkt für Deinen Betriebszweck brauchst. Also wenn Events organisieren zu Deinem Geschäft gehört, kannst Du das problemlos unter “Direkter Aufwand” erfassen.

      Wenn es ein Event ist, den Du machst um Kundenbeziehungen zu pflegen bzw. neue Kunden zu gewinnen, kannst Du es auch unter “Repräsentation” erfassen.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  51. Guten Tag,

    Kann ich mein Privatkonto ebenfalls als mein Geschäftskonto nutzen oder muss ich dafür ein eigenes Konto eröffnen?
    Ein Geschäftskonto und dessen Führungskosten, macht für mich gerade bei Beginn der Selbstständigkeit nicht wirklich Sinn…

    Beste Grüße
    Sarah

    Antworten

  52. Guten Tag,

    Wie würde ich einen Warenvorrat im Milchbüechli erfassen?
    Sprich einfach die Ausgaben buchen und denn Gewinn dann voll wen er anfällt?
    Würde ja den eine Verzerrung geben wenn ich den Lagerbestand nicht verkauft habe Ende Jahr.

    Wie müsste ich dies als Warenvorrat erfassen? Wäre ja ein Vermögenswert.

    Vielen Dank

    Antworten

    • Hallo Raphael,

      Ja, das “Problem” mit der einfachen Buchhaltung ist, dass die Steuerverwaltung unter Umständen noch mehr sehen will, als nur die Einnahmen und Ausgaben. Und zwar eine Aufstellung über die Vermögenslage. Das wäre in einer doppelten Buchhaltung ja die Bilanz (Aktiven/Passiven), was es im Milchbüechli (= einfache Buchhaltung) nicht gibt.

      Für die meisten Selbständigen (Freelancer, Berater, Coaches, etc.) ist die Vermögenslage simpel, da das einfach der Bankkontoauszug ist (und für diese ist das Milchbüechli eben gemacht und ideal).

      Aber sobald es z.B. ein Online Shop ist, wird es mit dem Vermögen/Aktiven komplizierter, eben weil ein Warenvorrat/Inventar dazu kommt. Und da schaut die Steuerverwaltung dann unter Umständen genauer hin, insbesondere weil auch der Umsatz dann schnell höher ist, als bei einem Selbständigen, der vielleicht “nur” 50-60’000 Umsatz macht.

      Kurz gesagt: Es kann sein, dass Du mit dem Milchbüechli (bzw. einer einfachen Buchhaltung generell) an die Grenzen kommst, obwohl Du unter den 100’000.- Umsatz bist.

      Du siehst, das ist ein Thema, welches ich zwar bereits auf dem Radar habe. Aber ich bin kein Steuerexperte und kann da schlicht keine Empfehlung geben, ob bzw. ab wann die Steuerverwaltung eine genaue Vermögenslage sehen will.

      Was ich sagen kann: Mir hatte mal jemand geschrieben (das war auch für einen Online Shop), dass er von der Steuerverwaltung gesagt bekommen hat, er müsse für das nächste Jahr eine Bilanz einreichen, sprich indirekt heisst das, er muss für das nächste Jahr eine doppelte Buchhaltung führen (obwohl er unter 100’000.- Umsatz war). Also grundsätzlich kann die Steuerverwaltung da schon Vorgaben machen.

      Ich hoffe, das hilft Dir trotzdem weiter.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  53. Hallo Michael,

    Echt toll deine Beiträge, finde es echt super was du hier machst – Das Milchbüechli war meine erste Anlaufstelle und hat mir bereits weitergeholfen.
    Trotzdem habe ich eine konkrete Frage, allenfalls kannst du mir weiterhelfen: Ich habe ein Einzelunternehmen gegründet seit Anfang Jahr und designe Grafiken und Motive für Kleidungsstücke/Tassen/Taschen etc. Der eigentliche Druck meiner Designs auf die Tassen und der Versand/Logistik/Retouren etc. läuft alles über eine Partnerfirma. Ich habe eine eigene Webseite/Onlineshop mit meinen Designs auf den Artikeln. Kunden können sich diese bestellen und es wird automatisch ein Auftrag bei meiner Partnerfirma ausgelöst für den Druck + Versand. Ich erhalte eine Marge XY als “Gewinn” (z.B. Tasse kostet für mich 10.00 CHF, ich verkaufe Sie aber für 15.00 CHF, mein Gewinn = 5.00 CHF). Wie muss ich das in der Buchhaltung aufführen? Ich stelle ja keine Rechnung an den Kunden in diesem Sinne (ich kenne nicht mal die Kundendaten), ich erhalte die 5.00 CHF direkt von meiner Partnerfirma gutgeschrieben. Müsste ich da nur die Gewinnmargen in die Buchhaltung aufnehmen?
    Beste Grüsse,
    Pascal

    Antworten

    • Hallo Pascal,

      “Müsste ich da nur die Gewinnmargen in die Buchhaltung aufnehmen?”

      Ja, genau so kannst Du das machen. Im Prinzip erhältst Du sozusagen eine Provision für den Verkauf/Kundenvermittlung (auch wenn es Deine Designs sind).

      Die einfache Buchhaltung (ob mit dem Milchbüechli oder nicht) kommt für Online Shops oft schnell an die Grenzen, weil ja eben Material/Waren eingekauft werden und man damit eine etwas kompliziertere Vermögenslage hat (genau genommen will das die Steuerverwaltung unter Umständen halt genau sehen, was an Inventar/Vermögen vorhanden ist). Und die Vermögenslage lässt sich nur in einer doppelten Buchhaltung sauber abbilden (Bilanz mit den Aktiven/Passiven).

      Aber eben, in Deinem Fall sollte das kein Problem sein.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  54. Guten Tag Herr Brütsch,
    Muss ich eine Ausgabe mit oder ohne MWST ins Milchbüchli eingeben?
    Vielen Dank

    Antworten

  55. Hallo Michael

    Ist es bei einer Einzelfirma legitim, bei der “Gründung” (ohne Firmenregistereintrag) Ausgaben an sich selbst zu tätigen? Also beispielsweise einen zuvor privat genutzten Bildschirm für 500.- in das Firmeninventar zu überführen?

    Gruss
    Joel

    Antworten

    • Hallo Joel,

      Ja, grundsätzlich kann man Ausgaben von vor der Gründung zum Gründungsdatum nachträglich erfassen.

      Für Deinen Bildschirm musst Du einfach einen realistischen Marktwert nehmen (also Du kannst natürlich nicht einen 3-4 Jahre alten Bildschirm zum ursprünglichen Neupreis weiterverkaufen).

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  57. Lieber Michael

    Unter was buche ich am besten die Aufwendungen wie z.B. Miete/Abo’s von Software d.h. z.b. Ausgaben für Adobe (Grafik-Software), MS-Office, sonstige Social Media Verwaltungstools oder auch das Hosting der Website? Eigentlich würde das wohl auf ein Konto EDV Aufwand 6512 kommen, soll ich es einfach unter “Direkter Aufwand” buchen?

    Vielen lieben Dank für deine Antwort.

    Gruss Tamara

    Antworten

    • Liebe Tamara,

      Diese Ausgaben würde ich unter “Büromaterial, EDV, Telefon, Porti” erfassen.

      “Direkter Aufwand” ist für Ausgaben, die direkt zu einem spezifischen Kunden Projekt gehören. Also z.B. Lizenzkosten für ein Foto, das für einen Kunden gekauft wurde.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

      • Lieber Michael
        Vielen lieben dank für deine Antwort! Und wie (welches Konto) buche ich eine Überweisung von meinem Geschäftsbankkonto auf mein privates Bankkonto? und wenn ein Freelancer für mich gearbeitet hat und ich ihm diese Std. entschädige (Lohn), wo müsste ich das buchen?

        Liebe Grüsse
        Tamara

        Antworten

        • Liebe Tamara,

          Überweisungen von dem Geschäftskonto auf das Privatkonto (und umgekehrt) erfasst Du gar nicht in einer einfachen Buchhaltung. Das habe ich hier genauer erklärt: https://milchbueechli.ch/privateinlagen-privatentnahmen/

          Also wenn es ein Freelancer war, dann war es wohl eher etwas auf Projektbasis. Sprich, Du erhältst von ihm eine Rechnung, welche ich so erfassen würde:
          – “Direkter Aufwand (Material, Waren, Fremdleistungen)” wenn es für ein Kundenprojekt war
          – “Werbung/Marketing” wenn es für Dein eigenes Geschäft war (z.B. für Deine Website, Visitenkarten gestalten, etc.)

          Das Thema Lohn (also bei einem “richtigen” Angestellten) habe ich hier etwas weiter unten in einem Kommentar beantwortet: https://milchbueechli.ch/buchhaltung-einzelfirma-selber-machen/#comment-375

          Wobei ich gleich sagen muss: Lohnbuchhaltung macht das Ganze schon deutlich komplizierter, da kommt man mit dem Milchbüechli (bzw. einfacher Buchhaltung generell) dann wahrscheinlich irgendwann an die Grenzen und muss man auf eine doppelte Buchhaltung umsteigen.

          Beste Grüsse,
          Michael

          Antworten

  58. Hallo Michael

    Wenn ich ein kleines Geschäft habe mit einer Kasse, wie kann ich diese Einnahmen verbuchen?

    Gruss

    Jean Claude

    Antworten

  59. Lieber Michael

    Vielen Dank für Deine hilfreichen Auskünfte. Eine Frage zu Kreditkarten:
    Wenn ich eine Ausgabe per Kreditkarte bezahlt habe, die in der Kreditkartenrechnung z.B. am 20.12.2019 verbucht ist, ich die Kreditkartenrechnung aber erst im Januar erhalte und bezahle, kann ich diese Ausgabe dann erst im Jahresabschluss 2020 verbuchen?

    Oder zählt die Ausgabe wegen dem Valutadatum auf der Kreditkartenrechnung noch zum Jahresabschluss 2019?

    Antworten

  60. Lieber Michael

    Vielen Dank für deine super hilfreichen Beiträge und die tolle Software.

    Ich mache gerade zum 1. Mal meinen Jahresabschluss für das 2018 und muss nun alle Belege nachbuchen. Mein Einzelunternehmen ist freiwillig der Mehrwertsteuer unterstellt. Wie kann ich nun die Ausgaben Vorsteuer bzw. Einnahmen Mehrwertsteuer auf den Rechnungen buchen?

    Zusätzlich habe ich noch eine zweite Frage.. ich nutze mein privates Auto für mein Einzelunternehmen, habe hierzu aber nie Belege für Benzin oder Kilometer gesammelt. Kann ich hier nun doch Ausgaben abziehen oder nicht?

    Danke für deine Antwort und liebe Grüsse,
    Mara

    Antworten

  61. Hallo Michael

    Ich habe eine Sachversicherung fürs Geschäft. Wo lege ich die ab? Kaum unter Sozialversicherungen. Unter übrige Aufwände?

    Lieber Gruss
    Matthias

    Antworten

    • Hallo Matthias,

      Ja, Sachversicherung würde ich auch einfach unter “alle übrigen Geschäftsaufwände” erfassen.

      Ich nehme an, Du meinst die bezahlte MWST? Würde ich ebenfalls unter übrige Aufwände erfassen.

      Es ist nicht immer ganz eindeutig. Nimm einfach das, was am passendsten ist (und dann immer gleich machen). Und am besten natürlich auch einen aussagekräftigen Buchungstext eingeben.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  62. Lieber Michael

    Ich habe seit einem Monat nun eine Angestellte, die ich im vereinfachten Abrechnungsverfahren (sprich < CHF 21'330.- Lohn pro Jahr) eingestellt habe. Das heisst, ich kann AHV etc. alles gleich von ihrem Lohn abziehen. Nun: Kann ich ihren Lohn auch als "Ausgabe" eingeben?

    E liebe Gruess u schöni Feschttag

    Carmen

    Antworten

    • Liebe Carmen,

      Damit ich das richtig verstehe (und auch zum Verständnis für andere Leser der Kommentare 🙂 ):

      Du rechnest nach dem vereinfachten Abrechnungsverfahren ab (wie hier beschrieben: https://www.ahv-iv.ch/p/2.07.d ). Und dank diesem kannst Du alle Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV/Familienzulagen) auf einmal an einem Ort und einmal pro Jahr abrechnen (anstatt monatlich und eben AHV, IV, etc. separat).

      Das habe ich zwar selber noch nicht gemacht, aber damit hast Du dann im Prinzip 2 verschiedene Ausgaben Buchungen im Milchbüechli:
      1. Die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge (eben einmal pro Jahr dank vereinfachter Abrechnung)
      2. Der ausbezahlte Lohn des Angestellten (einmal pro Monat)

      Also zu Deiner Hauptfrage: Ja, der Lohn von Angestellten kannst Du (im Gegensatz zum eigenen Lohn als Inhaber) als Ausgabe erfassen. Das ist ja geschäftlicher Aufwand.

      Beste Grüsse und natürlich ebenfalls ganz schöne Festtage,
      Michael

      Antworten

  63. Hallo
    Besten Dank für die super Informationen. Nun habe ich noch eine Frage. Mein Mann betreibt ein Tattoo-Studio und reinigt deshalb immer vor und nach einem Kunden das Studio sehr gründlich (er investiert somit pro Kunde 2h Reinigungsarbeit). Kann man dies auch irgendwie als Aufwand buchen? Wenn ja, wie berechnet man diesen Aufwand?

    Besten Dank und liebe Grüsse

    Antworten

  64. Hallo Michael!
    Ich haber gerade die Milchbüechli-Website entdeckt und finde sie sehr interessant. Ich habe auch eine Frage:
    Muss ich die AHV/1.Säule von den Gesamteinnahmen abziehen, die ich am Monatsende von den Klienten/Kunden erhalte oder erst wenn ich meinen Aufwand davon abgezogen habe? Also vom “Gewinn”, der am Ende bleibt? Das macht ja einen ziemlichen Unterschied aus…?
    Vielen Dank für die Antwort…
    Beste Grüsse
    Petra

    Antworten

    • Hallo Petra,

      Ich bin nicht ganz sicher, was Du meinst: Du erhältst ja von der Ausgleichskasse (SVA) die Rechnung für Deine AHV-Beiträge. Diese kannst Du ganz normal als Ausgabe erfassen. Da musst Du nichts speziell berechnen.

      Soweit ich selber mitbekommen habe, berechnet die Ausgleichskasse dann die Beitragshöhe aufgrund des von der Steuerverwaltung gemeldeten Gewinns, plus den bezahlten AHV-Beiträgen (also nimmt einen etwas höheren Gewinn an).

      Aber eben, da musst Du sonst nichts machen soweit ich weiss.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  65. Hallo

    Eine Frage habe ich noch, ist es auch möglich, anstelle von 1. und 2. Säule die 3. Säule zu erfassen? Da ich noch Hauptberuflich angestellt bin, muss ich die 1. und 2. Säule nicht angeben.

    Danke im Voraus.

    Viele Grüsse
    Corinne Trachsel

    Antworten

    • Grüezi Frau Trachsel,

      Gute Frage: Aber Nein, die 3. Säule ist bewusst nicht als Ausgabenkategorie im Milchbüechli. Die 3. Säule gehört zur privaten Vorsorge und ist kein geschäftlicher Aufwand. Daher wird dieser auch nicht im Milchbüechli erfasst (im Milchbüechli erfassen Sie ausschliesslich geschäftliche Einnahmen und Ausgaben, also z.B. auch keine Privateinlagen oder -entnahmen).

      In der Steuererklärung können Sie die Zahlungen an die 3. Säule dann aber natürlich als Abzug geltend machen.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  66. Hallo Michael
    Ich würde mich sehr für die Software interessieren.
    Meine Partnerin hat ein Geschäft und ich auch, kann ich dies mit einer Lizenz lösen, oder muss ich 2 Lizenzen kaufen?
    2. Frage: Ich habe einen kleinen Werkstattbetrieb mit Oldtimerteilen. Diese Teile habe ich in den letzten 30-40 Jahren immer wider zusammengekauft und hat einen Wert bei ca. 30’000-40’000.-. In diesem Jahr habe ich jetzt meine Einzelfirma eröffnet, wie übernehme ich diesen “Wert” oder Inventur? Kann ich einen Kauf tätigen bei mir selber, in dem ich mir diese Inventur abkaufe, oder wie muss ich da vorgehen?
    Und wie müsste ich das “belegen”?
    Danke schon mal fürs Feedback und schöns Tägli
    Daniel Gurtner

    Antworten

    • Hallo Daniel,

      Jedes Geschäft/Konto braucht eine eigene Lizenz/Abo.

      Zu Deiner konkreten Frage zum Inventar kann ich Dir leider nicht helfen. Im Milchbüechli bzw. der einfachen Buchhaltung hast Du eigentlich kein Inventar.

      Ein Inventar musst Du zwar eigentlich erst führen, wenn Du über 500’000.- Umsatz pro Jahr hast (dann unterstehst Du der Buchhaltungspflicht und musst eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und eben einem Inventar führen). Aber bei einem Geschäft wie Dir, wo ein Inventar nunmal grundsätzlich Sinn macht, wäre es ev. sinnvoller, freiweillig eine doppelte Buchhaltung zu führen (zumindest kann ich Dir schlicht nicht die einfache Buchhaltung empfehlen).

      Spontaner Vorschlag: Ich würde einmal im Buchhaltungs-Forum.ch nachfragen, ob und wie ein Inventar bei einer einfachen Buchhaltung / Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genau funktionieren würde.

      Ich hoffe, das hilft Dir trotzdem etwas weiter.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  67. Guten Tag

    Ich habe eine Oldtimer Kaffeemaschine Privat mal gekauft die ich nun gerne ins Geschäft übertragen möchte. Leider habe ich da aber keinerlei Quittung da es ein Privatverkauf über eine Kleinanzeige war. Kann ich mir diese trotzdem ins Geschäft verkaufen? Oder geht das nicht weil ich keine Quittung habe?

    Freundliche Grüsse
    Stefan Bösiger

    Antworten

  68. Hallo Michael

    Ich arbeite als Freelancer und erhalte von meinen Auftraggebern 70 Rappen pro Kilometer. Die effektiven Kosten gem. TCS liegen aber durchschnittlich bei CHF 1.50. Kann ich von den Steuern (Kt. Luzern) die Differenz als Autospesen abziehen?

    Mit Gruss und Dank

    Cicci

    Antworten

  69. Guten Tag Herr Brütsch

    Ihre Homepage ist sehr hilfreich. Vielen Dank

    Etwas ist uns noch etwas unklar. Ist es richtig, dass die Ausgaben, welche anschliessend dem Kunden weiterverrechnet werden können (zB. Material) auch in der Spalte Ausgaben eingetragen werden?
    Wie ist das Vorgehen bei selbstausbezahltem Lohn? Wird diese Position ebenfalls bei den Ausgaben aufgeführt?

    Bestn Dank für die Hilfe

    Gruss Amina Casali

    Antworten

    • Guten Tag Frau Casali,

      Korrekt, das erfassen Sie als Ausgabe (das ist die 1. Kategorie “Direkter Aufwand (Material, Waren, Fremdleistungen”).

      Tatsächlich ist es sogar verboten, Ausgaben mit den Einnahmen zu “verrechnen” (also anstatt z.B. 60.- Ausgaben und dann 100.- Einnahmen, nur die Differenz von 40.- als Einnahme zu erfassen). So wäre die Buchhaltung nicht mehr richtig nachzuvollziehen.

      Der Lohn als Inhaber einer Einzelfirma hingegen ist ein Spezialfall und müssen Sie nicht als Ausgabe erfassen: Ihr Gehalt als Inhaber ist automatisch der Gewinn der Einzelfirma, welchen Sie dann in Ihrer privaten Steuererklärung angeben und als Einkommen versteuern müssen. Das habe ich hier genauer erklärt: https://milchbueechli.ch/privateinlagen-privatentnahmen/

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  70. Hallo
    Würde es theorethisch auch schon reichen, wenn ich als Coach mit verschiedenen Angeboten wie Beratung, Sport, Heilung etc. einfach Ende des Monats (unabhängig ob ich das Milchbüechli benutze oder meine Excel-Buchhaltung) die totalen Beratungen bei z.B. Sport zusammenzähle und dann den Gesamtbetrag in diesem Bereich erfasse? Ich habe bis jetzt immer jeden Kunden einzeln, aber das ist recht viel Töggeliarbeit.
    Info: Die Kunden bezahlen mich gleich vor Ort bar. Einige grössere Beträge werden überwiesen.
    Danke für die Hilfe, ich kenne mich mit den Vorgaben nicht aus.

    Antworten

  71. Hallo Buchhaltungswelt

    Faustregel Abschreibungen bis 1000 CHF gehen ohne Probleme. Dabei ist mir alles klar. Nun wenn ich aber eine Sammelrechnung habe die über 1000 CHF ist, die einzelnen Geräte aber unter 1000CHF liegen, muss ich dann jedes einzelne Gerät auflisten oder kann ich den gesamt Betrag als Ausgabe erfassen?

    Freundliche Grüsse

    Antworten

  72. Grüezi Herr Brütsch

    Gibt es die Option den Monatsauszug auszudrucken? Ich möchte zur besseren Kontrolle jeweils pro Monat den Milchbüechli-Auszug im Ordner ablegen.

    Merci und liebe Grüsse

    Livia Kenel

    Antworten

    • Grüezi Frau Kenel,

      Aktuell kann nur für den Jahresabschluss direkt ein PDF generiert werden. Ich habe den Wunsch aber notiert und werde es irgendwann einplanen.

      Im Moment können Sie aber den gewünschten Monat unter “Auswertungen” direkt aus dem Browser heraus drucken (also einfach mit “Datei – Drucken…” oder Ctrl + P). Es ist zwar nicht perfekt für den Druck optimiert, aber grundsätzlich wenn Sie das Querformat wählen, sollte alles auf eine Seite passen.

      Ich würde den Google Chrome Browser empfehlen, da sehen Sie dann direkt eine gute Druckvorschau.

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  73. Ich hätte da eine Frage wenn ich Bargeld einer Kundin beziehe muss ich danach eine Rechnung dazu schreiben? Oder reicht es wenn ich es im Miöchbüchli als Einnahme eintrage?

    Antworten

    • Hallo Kristy,

      Ja, Du musst eine Rechnung ausstellen, selbst wenn die Kundin keine Rechnung möchte/braucht. Du brauchst die Rechnung ja für Dich selbst als Beleg für die Buchhaltung (Grundsatz der Buchhaltung: “Keine Buchung ohne Beleg”).

      Wie genau Du die Bareinnahmen führen musst (also ob allenfalls ein Kassenbuch nötig ist oder nicht), habe ich hier genauer erklärt: https://milchbueechli.ch/kassenbuch-fuehren/

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  74. Wenn ich im Milchbuechli Offerten schreiben, diese in eine Rechnung umwandeln und dann nach Bezahlung als Einnahme buchen könnte, würde ich mich für das Milchbüchli entscheiden… So bleibe ich wohl bei meiner instabilen Filemaker-Lösung.
    Nur so als Anregung.

    Antworten

    • Hallo Antal,

      Vielen Dank für das Feedback: Die Idee ist grundsätzlich auf jeden Fall sehr gut. Im Moment ist es aber ehrlich gesagt schlicht noch nicht in Planung. Die Meisten nutzen ganz einfach Word/Google Docs um Offerten/Rechnungen zu schreiben. Und im Milchbüechli werden dann einfach die Zahlungseingänge erfasst.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  75. Hallo liebe Seele

    Meine Frage ist: ich habe in den letzten Jahren Geld ausgegeben für Anschaffungen für meine Massage Praxis, wie Massage liege, tuche, und soweiter aber bin erst ab Januar 18 selbständig. Kann ich diesen Anschaffungen abziehen und wie soll ich es deklarieren?
    Ich danke dir für deine Kompitente Antwort.
    Ps. Diesen Website ist super super hilfreich. Sehr verständlich und motiviert mich. Ch Danke vom Herzen.
    🙏🏼 Geeta Devi Singh

    Antworten

    • Hallo Geeta,

      Gute Frage, da muss ich aber etwas “inoffiziell” antworten. Ich persönlich würde diese Ausgaben einfach Anfangs Januar 2018 als normale Ausgabe erfassen.

      Ganz “korrekt” würdest Du das nur mit einer doppelten Buchhaltung hinbekommen (dort hast Du dann ein “Privatkonto”, welches Ende Jahr mit dem “Eigenkapital” Konto verrechnet wird). Aber eben, diese einfache Lösung (einfach die Ausgabe buchen) sollte kein Problem sein und kommt schliesslich auch auf das gleiche Resultat heraus.

      Denn, wie es ja offiziell heisst: “Theoretisch würde es genügen, wenn sie alle Quittungen und Belege einigermassen geordnet aufbewahren und bei einer allfälligen Steuerkontrolle dem Beamten vorweisen.”

      Und diese Anforderung übertriffst Du so auf jeden Fall 🙂

      Beste Grüsse und viel Erfolg,
      Michael

      Antworten

  76. Vielen Dank für die Antwort betreffend Bargeldkasse.
    Nun habe ich noch eine weitere Frage. Und zwar habe ich nun alle Monate erfasst und den Jahresabschluss fürs 2018 auf Milchbüechli.ch berechnen lassen. Nun habe ich aber anhand von dieser Berechnung viel mehr Gewinn als wie wenn mir meine Buchhalterin (welche ich bis vor kurzem noch hatte) den Jahresabschluss mit einer doppelten Buchführung berechnet hat. Da nun keinerlei Abschreibungen oder sonstige Abzüge vorgenommen werden konnten. Denn das ist ja dann nicht wirklich ein Gewinn, da ich mir ja so gut wie nie einen Lohn auszahlen kann und das erwirtschaftete Geld meist grad wieder für neue Projekte verwendet wird. Wirkt sich dies nun nicht negativ auf meine Steuerrechnung aus? Ich habe auch von anderen Selbstständig Erwerbenden gehört, welche durchs Jahr die Milchbüechlirechnung machen und dann Ende des Jahres das ganze Paket doch noch einem Buchhalter übergeben um den Abschluss zu machen.
    Ich freue mich wenn du mir mehr dazu sagen kannst…

    Antworten

    • Hallo Regula,

      Also grundsätzlich müsste eine Milchbüechli-/Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und eine doppelte Buchhaltung auf das gleiche Resultat kommen.

      Das hört sich danach an, als hättest Du (wie Du ja andeutest), nicht alle Ausgaben erfasst. Ein Beispiel: Wenn Du von Zuhause aus arbeitest, kannst Du einen Teil der privaten Miete als Ausgabe abziehen. Das müsstest Du im Milchbüechli erfassen. Das ist natürlich genau so etwas, was ein Buchhalter/Treuhänder weiss und dementsprechend optimieren kann, wenn man es vergisst.

      Wenn Du ein grosses Warenlager mit Abschreibungen hast (ev. noch teurere Maschinen), dann ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (und damit das Milchbüechli, wie z.B. hier beschrieben: https://milchbueechli.ch/abschreibung-oder-ausgabe/) ev. schlicht nicht die richtige Wahl. Bzw. ein Warenlager/Abschreibungen macht die ganze Buchhaltung insgesamt natürlich deutlich komplexer.

      Ob es sich lohnt, den Jahresabschluss bzw. die Steuererklärung durch einen Treuhänder machen zu lassen? Nun, das lässt sich vorab natürlich kaum sicher sagen. Aber im Nachhinein lässt es sich einfach berechnen: Wieviel weniger Steuern musste ich bezahlen und wie teuer war der Treuhänder?

      Ich kann aus der Ferne natürlich keinen Treuhänder ersetzen (ich bin auch gar keiner) und auch das Milchbüechli ist nur ein Werkzeug, aber ich hoffe diese Antwort hilft Dir trotzdem etwas weiter.

      Beste Grüsse,
      Michael

      Antworten

  77. Guten Abend…
    wie mache ich es wenn ich neben meinen Kontoauszügen noch eine zusätzliche Bargeldkasse besitze? Ich führe ein Kassenbuch für dieses Bargeld. Muss ich nun Kassenein-, und Ausgänge ebenfalls in die Milchbüechlirechnung eintragen?
    Vielen Dank für Ihre Hilfe…

    Antworten

    • Guten Tag,

      Sehr gute Frage: Sie müssen nicht jeden einzelnen Kassenein-/ausgang im Milchbüechli eintragen. Sie können also einfach das Ergebnis des Kassenbuchs z.B. einmal pro Woche oder Monat im Milchbüechli als Einnahme (bzw. allenfalls Ausgabe) erfassen. Als Buchungstext könnten Sie z.B. ganz einfach “Einnahmen Kasse Januar” verwenden.

      Als ergänzende Info für alle, die das lesen: Ein Kassenbuch muss nur geführt werden, wenn Sie ein “Kleinstunternehmen mit regen Barverkehr” sind (z.B. für Betriebe im Gastgewerbe, Take away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon, Kiosk, Dorfladen und dgl.).

      Die Anforderungen an ein Kassenbuch sind leider relativ strikt (weil es im Barverkehr im Gegensatz zum Bankkonto schlicht keinen “fälschungssicheren” Beleg in Form eines Bankkontoauszuges gibt).

      Alles zum Thema Kassenbuch habe ich hier ausführlich erklärt: https://milchbueechli.ch/kassenbuch-fuehren/

      Freundliche Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  78. Hallo,
    wie verbuche ich mein Gehalt als Selbständiger zu buchen? Es gibt keine Rubrik für diese Ausgabe.

    Vielen DANK für Ihre Hilfe.

    Antworten

    • Hallo Frau Tapley,

      Als Selbständiger/Einzelfirma müssen Sie Ihr Gehalt nicht buchen im Milchbüechli. Der Gewinn den Sie mit Ihrer Einzelfirma am Schluss erzielen, ist Ihr Gehalt. Und diesen Gewinn müssen Sie dann in Ihrer Steuererklärung als Ihr Gehalt/Einkommen angeben und versteuern. Dieser Artikel erklärt wie das grundsätzlich funktioniert: https://milchbueechli.ch/steuererklaerung-einzelfirma/

      Oder vielleicht hilft Ihnen diese kurze Erklärung: Im Milchbüechli müssen Sie nur die geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben erfassen. Der Gewinn ist Ihr persönliches Gehalt. Eine Einzelfirma wird nicht direkt besteuert, sondern wie gesagt, nur Sie persönlich (anders als bei einer GmbH oder AG).

      Beste Grüsse,
      Michael Brütsch

      Antworten

  79. Guten Tag

    Kann ich die Kosten für die Reinigung meines Büros abziehen und falls ja, unter welchem Punkt?

    Besten Dank für die Info.

    Antworten

    • Guten Tag,

      Ja, diese Ausgabe ist geschäftlich begründet, dürfen Sie also abziehen.

      Für die Kategorie bei der “Art der Ausgabe” haben Sie in diesem Fall 2 passende Optionen:
      – Miete Büro/Arbeitszimmer
      – Reparatur und Unterhalt

      Ich persönlich würde es unter “Miete Büro/Arbeitszimmer” erfassen. Auch wenn “Unterhalt” theoretisch gesehen passender wäre, ist es meiner Meinung nach aussagekräftiger, wenn man so den gesamten Aufwand für das Büro in einer Kategorie hat.

      Auf jeden Fall ist das Geschmackssache, keine Option wäre “falsch”. Es ist schlicht nicht immer 100%ig eindeutig.

      Beste Grüsse und viel Erfolg,
      Michael Brütsch

      Antworten

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