Was genau bedeutet eigentlich Steueroptimierung?
Im Prinzip heisst das nichts anderes, als das wir versuchen, möglichst viele Ausgaben “anzugeben” (also in unserer einfachen Buchhaltung zu erfassen), um den Gewinn unserer Einzelfirma und damit die geschuldeten Steuern zu reduzieren.
Der Grundsatz ist natürlich:
Es dürfen nur tatsächlich geschäftlich begründete Ausgaben erfasst werden.
Bei der Steueroptimierung wird immer wieder gerne versucht, private Ausgaben in die Buchhaltung reinzuschmuggeln. Und auch wenn das doch immer wieder (teilweise auch erfolgreich) gemacht wird, ist das natürlich definitiv nichts, was ich Ihnen empfehlen würde. Häufig kommt es eben doch heraus (hier ein interessantes Beispiel eines Gerichtsentscheids, in der die Nutzung eines Porsche Carrera einer Zahnarztpraxis für „ausschliesslich geschäftliche Zwecke“ nicht anerkannt wurde).
Aber speziell als Selbständiger ist in der Buchhaltung nicht immer alles eindeutig Schwarz oder Weiss:
Was ist z.B. mit dem Arbeitszimmer in der privaten Wohnung, das geschäftlich genutzt wird? Oder dem privaten Natel-Abo, das auch für geschäftliche Telefonate genutzt wird?
In diesem Artikel versuche ich einige häufige Fragen zu beantworten und Tipps zu geben.
Wichtiger Hinweis: Da ich kein Treuhänder bzw. Steuerberater bin, kann ich keine Empfehlungen zu konkreten Situationen geben (insbesondere, da es natürlich immer auch von Kanton zu Kanton Unterschiede geben kann).
Darum ist das Ziel dieses Artikels lediglich, Ihnen einige grundlegende Steueroptimierungstipps (oder eher eine Erinnerung oder Checkliste) zu den geschäftlichen Ausgaben von Selbständigen zu geben, die gerne vergessen gehen.
Im Zweifelsfall also immer mit einem Treuhänder bzw. Steuerberater oder natürlich direkt mit der Steuerverwaltung sprechen. Das Milchbüechli ist letzten Endes nur ein Tool.
Legen wir los:
#1: Arbeitszimmer (plus Strom, Internet, Telefon, etc.) in der privaten Wohnung oder Haus
Wenn Sie ein Arbeitszimmer in der privaten Wohnung oder Haus haben (das Sie ausschliesslich geschäftlich nutzen), können Sie unter Umständen einen Teil der Miete als geschäftliche Ausgabe angeben.
Die genaue Formel zur Berechnung ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich und finden Sie z.B. hier (wobei ich das jeweils noch definitiv in der Wegleitung zu Steuererklärung oder bei der Steuerverwaltung direkt prüfen würde, ob die Formel noch stimmt).
Beispielrechnung für die verschiedenen Formeln für eine 4-Zimmer Wohnung mit 1500.- Miete pro Monat:
- Mietkosten geteilt durch Anzahl Zimmer: 1500.- durch 4 = 375.- (total 4’500.- für das Geschäftsjahr)
- Mietkosten geteilt durch Anzahl Zimmer plus 1: 1500.- durch 4+1 = 300.- (total 3’600.- für das Geschäftsjahr)
- Mietkosten geteilt durch Anzahl Zimmer plus 2: 1500.- durch 4+2 = 250.- (total 3’000.- für das Geschäftsjahr)
Wenn das Arbeitszimmer abgezogen wird, dürfen ev. auch Nebenkosten wie Strom oder Reinigungskosten anteilsmässig nach der gleichen Formel angegeben werden.
Internet und Telefon (sofern für das Geschäft benötigt) dürfen ebenfalls als Ausgaben angegeben werden (entweder anteilsmässig oder ev. gar zu 100% auf die Firma – da werden verschiedene Empfehlungen gemacht, siehe z.B. hier).
Ich persönlich halte es simpel bzw. auf der sicheren Seite und mache es z.B. bei den Internetkosten nur 50:50 (also gebe nur 50% der Rechnung als geschäftliche Ausgabe an).
Wenn Sie hingegen ein separates Büro nur für die Selbständigkeit mieten, dann dürfen Sie dieses auch zu 100% als Ausgabe erfassen.
#2: Arbeitsweg und Verpflegung
Der Arbeitsweg und die Verpflegung ist als Selbständiger grundsätzlich nicht abzugsfähig (hier z.B. ein Entscheid aus dem Kanton Basel-Stadt).
Davon ausgenommen sind aber z.B. Kundenbesuche oder Geschäftsessen.
Hier ist das Theme Verpflegung genauer beschrieben: Verpflegungskosten als Selbständiger / Einzelfirma
Und hier das Thema Geschäftsauto: Der Privatanteil am Auto / Geschäftsfahrzeug als Selbständiger / Einzelfirma
#3: Bankkontogebühren
Die Bankkontogebühren für das Geschäftskonto dürfen natürlich als Ausgabe erfasst werden.
Da gibt es jetzt nicht viel dazu zu sagen, sondern ist einfach als Erinnerung, weil für die Bankkontogebühren üblicherweise keine separate Rechnung kommt, sondern diese einfach im Kontoauszug direkt abgerechnet werden.
#4: Weiterbildungskosten
Alle Weiterbildungskosten (Kurse, Seminare, aber auch z.B. Fachbücher/-magazine) die mit der Selbständigkeit zu tun haben, dürfen als Ausgabe erfasst werden.
Hier einfach als Tipp: In dieser Kategorie würde ich persönlich relativ grosszügig sein und wirklich alle Weiterbildungskosten erfassen.
Das heisst:
Nicht nur fachliche Weiterbildungen die direkt mit der Geschäftstätigkeit zu tun haben (z.B. ein Programmierkurs für einen Webdesigner), sondern alles, was mit der Selbständigkeit zu tun hat. Also alle Weiterbildungen zum Thema Business Aufbau, Marketing oder Buchhaltung, aber auch z.B. ein Online Kurs zum Thema Produktivität, Organisation oder Mentaltraining.
Der Tauchkurs hingegen hat natürlich nichts mit der Selbständigkeit zu tun (die Ausnahme wäre hier natürlich der Tauchlehrer).
Im schlimmsten Fall wird es von der Steuerverwaltung nicht akzeptiert und gestrichen, aber ich persönlich würde es auf jeden Fall immer einmal probieren und angeben.
Allgemeiner Hinweis:
Dieser Artikel ist “Work in progress”, sprich hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, wird aber gerne laufend ergänzt (z.B. bei entsprechenden Kommentaren oder Fragen).
Hallo Michael
Danke für die tolle Seite mit den vielen nützlichen Infos.
Wie machst du das denn mit dem Anteil an Miete und Nebenkosten? Buchst du die als Ausgaben ins Milchbüechli oder gibst du sie einfach gesondert bei der Steuererklärung an?
Beste Grüsse, Samuel
Hallo Samuel,
Die buche ich direkt im Milchbüechli als Ausgabe.
Beste Grüsse,
Michael
Guten Tag,
Vielen Dank für die vielen nützlichen Informationen. Sie schreiben “Wenn Sie ein Arbeitszimmer in der privaten Wohnung oder Haus haben (das Sie ausschliesslich geschäftlich nutzen)”. Meine Frage nun: wenn das Arbeitszimmer nicht ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, kann man dann einfach einen Anteil der Mietkosten abziehen? Oder kann das wirklich nur gemacht werden, wenn das Arbeitszimmer ausschliesslich für die Einzelfirma genutzt wird?
Vielen Dank!
Hallo Andreas,
Das sind die Vorgaben von der Steuerverwaltung, so spezifisch kann ich das nicht für Dich interpretieren, da müsstest Du schon einen Treuhänder/Steuerberater fragen, um es genau zu wissen.
Beste Grüsse,
Michael
Hallo Michael
Danke erstmal für Dein tolles Tool!
Ist es korrekt, die Haftpflicht- und Sachversicherung abzurechnen, und wenn ja unter welcher Rubrik? “Alle übrigen Geschäftsaufwände”?
Liebe Grüsse
Benni
Hallo Benni,
Falls diese tatsächlich für die Firma sind, dann ja. Und ja, „Alle übrigen Geschäftsaufwände“ passt.
Beste Grüsse,
Michael
Hallo
Mir ist noch nicht klar, wie ich diese Ausgaben jeweils belege, denn es gilt ja “Keine Buchung ohne Beleg!” 🙂
– Internet/Handy: Benutze ich die Monatsrechnung des Internet-/Handyproviders als Beleg und buche diese Ausgabe entsprechend monatlich im Milchbüechli? Wo gebe ich dann aber wiederum an, dass ich nur 50% der Rechnung als geschäftliche Ausgabe anrechne? Oder reicht vielleicht sogar ein Eingenbeleg und eine Buchung pro Jahr, mit einer detaillierten und kommentierten Berechnung der Jahres-Ausgaben?
– Arbeitszimmer: Lege ich hier ein Kopie des Mietvertrags dem Beleg bei (mein Vermieter schreibt mir ja keine monatliche Rechnung für die Miete)? Aus dem Beispiel oben lese ich heraus, dass eine Buchung pro Jahr hierfür ausreicht, oder? Schreibe ich dann einfach einen Eigenbeleg mit der entsprechenden Mietkosten Berechnung des Kantons?
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Beste Grüsse
Christoph
Hallo Christoph,
Ja genau, die Monatsrechnung ist der Beleg, auch wenn Du es nur zu 50% als Ausgabe erfasst. Ich persönlich würde es entsprechend schon einmal pro Monat erfassen.
Für das Arbeitszimmer ist der Mietvertrag der Beleg, da musst Du nicht nochmals einen Eigenbeleg erstellen. Hier habe ich persönlich die Berechnung einfach direkt auf der Mietvertragskopie gemacht. Ein Muss ist das aber nicht, Du musst es schlussendlich einfach bei allfälligen Rückfragen belegen/erklären können. Und ja, ich erfasse es als einmalige Ausgabe per Ende Jahr.
Beste Grüsse,
Michael
Guten Tag, ich arbeite als Therapeutin in meiner eigenen Praxis. Verstehe ich das richtig, dass der Fahrtweg (50km) zu meiner Praxis, um den Kundentermin wahrzunehmen nicht Abzugsfähig ist?
Besten Dank und freundliche Grüsse Bianca Bachmann
Grüezi Frau Bachmann,
Ja, ich hätte jetzt gesagt, dass das in diesem Fall nicht abzugsfähig ist.
Trotzdem aber noch als allgemeiner Hinweis: Ich kann nur allgemeine Informationen und Tipps geben. Ich kann aber “von aussen” keine verbindliche Beratung oder Empfehlung geben oder die Entscheidung abnehmen. Das kann nur ein Treuhänder bzw. Steuerberater oder natürlich Sie selber. Das Milchbüechli ist letzten Endes nur ein Tool.
Beste Grüsse,
Michael Brütsch