Wissen Sie, was für mich als Selbständiger die schlimmste Zeit im Jahr war?
Der März, wenn der Stichtag für die Einreichung der Steuererklärung am 1. April immer näher rückte, ich aber noch keinen einzigen Strich für die Buchhaltung gemacht habe.
Richtig gelesen:
Obwohl schon fast 3 Monate im neuen Jahr vergangen waren, hatte ich die Buchhaltung des kompletten letzten Jahres noch nicht einmal richtig angefangen.
Wie konnte es soweit kommen?
Kurz gesagt:
Ich hatte schlicht keine Zeit, um mich in die doppelte Buchhaltung einzulesen, geschweige denn gar einen Kurs zu besuchen.
Davon kann jeder frischgebackene Unternehmer sicher ein Lied singen:
Wenn man sich selbständig macht, dann gibt es Tausend Dinge, über die man sich plötzlich Gedanken machen muss: Die Firma muss gegründet, Offerten und Rechnungen geschrieben und bezahlt werden, der Auftritt der Firma mit Logo, Visitenkarten, Website gestaltet und die Texte dafür geschrieben werden, neue Kunden akquiriert werden (eine nie endende Geschichte) …
Und irgendwann dazwischen muss man ja noch die eigentliche Kundenarbeit erledigen, damit auch tatsächlich Geld reinkommt.
Und obendrauf gibt es dann noch die lästige Pflicht zum Führen der Buchhaltung, die aber Nichts zum Überleben der eigenen Firma beiträgt.
Natürlich hatte ich auch kein Geld übrig, um einfach zu einem Treuhänder zu gehen, damit dieser alles für mich macht (ich habe mich informiert, dafür hätte ich mindestens mit 600-700.- rechnen müssen – und um den Aufwand die Belege im Alltag sauber zu erfassen und ordnen, kommt man damit trotzdem nicht herum).
Geht das nicht einfacher? Eine Alternative zur doppelten Buchhaltung…
Soviel also zur Ausgangslage.
Irgendeine möglichst einfache Lösung musste her, damit ich (aus finanziellen Gründen) die Buchhaltung zu 100% selber machen könnte, und dabei gleichzeitig möglichst wenig Aufwand habe.
Um eine lange Geschichte kurz zu machen:
Ich fand durchaus eine sinnvolle Alternative: Die Milchbüechli- bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Doch schon stand ich vor dem nächsten Problem:
Obwohl diese vereinfachte Buchhaltung seit dem 1. Januar 2013 eine praktische Alternative wäre, gab es keine sinnvolle Lösung dazu.
Zuerst führte ich meine Milchbüechli-Rechnung deshalb in einer selbstgestrickten Excel-Datei (wie das wahrscheinlich einige Selbständige machen).
Doch das war weder beim Verwalten der Belege eine Hilfe, noch vereinfachte es meine Arbeit:
Im Nachhinein hat mir ein guter Freund (der Treuhänder ist) nach einem kurzen Blick auf meine “Buchhaltung” offenbart, ich habe wohl einfach nur Glück gehabt: Die Steuerverwaltung hätte sicher aufgrund meines relativ geringen Umsatzes beide Augen zugedrückt und keine Rückfragen gestellt.
Denn:
Mein “Jahresabschluss” hatte praktisch keinerlei Aussagekraft für die Steuerverwaltung.
Das war natürlich nicht das Ziel der Übung “Buchhaltung führen”.
Und so startete ich meinen letzten Anlauf: Das Milchbüechli, deren erste voll funktionstüchtige Version am 12. Februar 2018 live ging:
Die komplette Buchhaltung in ~45 Minuten pro Monat selbst erledigen
Bevor ich meine Buchhaltung mit dem Milchbüechli geführt habe, lief es Ende März für die Steuererklärung ungefähr wie folgt ab:
Ich begann die Hunderte Belege und Bankauszüge vom kompletten vergangenen Jahr zusammenzusuchen.
Sowohl die Papierbelege, als auch die ganzen Rechnungen, die nur digital irgendwo in einem meiner 3-4 verschiedenen (privaten & geschäftlichen) E-Mail-Konten verstreut lagen oder aber direkt auf der entsprechenden Website herausgesucht werden mussten (wie z.B. für Google AdWords).
Danach musste alles ausgedruckt werden und das Erfassen in meiner “Buchhaltung” (damals noch meine Excel-Datei) begann.
Das Ganze startete irgendwann am Freitag, dauerte den ganzen Samstag und zog sich bis in den Sonntag hinein.
Kurz gesagt:
Mindestens 15h Arbeit unter Zeitdruck und mit schlechtem Gewissen, ein komplettes Wochenende für die Tonne und trotzdem gab es natürlich immer 2-3 Belege, die ich beim besten Willen nicht mehr gefunden habe und dementsprechend nicht mehr in der Steuererklärung abziehen konnte.
Heute sieht die Welt glücklicherweise dank dem Milchbüechli komplett anders aus:
Jeden Monat sitze ich für ca. 30 bis maximal 45 Minuten hin, drucke alle Belege aus und erfasse meine gut 20 Buchungen vom vergangenen Monat im Milchbüechli.
Dadurch, dass ich mit dem Milchbüechli ein System habe, ist das keine nervenaufreibende Denkarbeit, sondern gemütliches Abarbeiten.
Was bedeutet, dass mit ca. 6-9h Aufwand pro Jahr die komplette Buchhaltung erledigt ist.
Damit hat sich mein Aufwand praktisch halbiert (ganz zu schweigen davon, dass die Buchhaltung tatsächlich aussagekräftig ist und mir dadurch das Ausfüllen der Steuererklärung deutlich erleichtert).
Und dass ich jetzt auch sicher bin, dass meine Buchhaltung auch tatsächlich stimmt und bei einem allfälligen Besuch des Steuerprüfers keine rollenden Augen verursacht.
Perfekt für … ?
Wie hier bereits ausführlich erklärt, sind Sie in der perfekten Situation mit dem Milchbüechli Ihre Buchhaltung zu führen, wenn:
- Ihre Firma ein Einzelunternehmen ist (also keine GmbH oder AG).
- Ihr Umsatz unter 500’000.- pro Jahr liegt (ab 100’000.- pro Jahr kommt einfach noch die MWST-Abrechnung dazu, siehe: Praxisbeispiel: MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz nach vereinnahmtem Entgelt im Milchbüechli).
- Sie keine grösseren Investitionen und damit Abschreibungen haben.
Hier ein paar spontane Ideen, für welche Selbständige das Milchbüechli perfekt sein könnte:
- Freelancer, Berater/Consultant, Coach, Fotograf, Grafiker, Webdesigner, Texter, Personal Trainer, Blogger/Online Business, Nachhilfeunterricht, Kinderhüten, EDV-/IT-Beratung & Support, Kreative, Autoren, Übersetzer, Putzfrau/Reinigungskraft, …
Oder anders gesagt: Alle, die Ihre Arbeitskraft oder Wissen an Kunden “verkaufen”.
Hingegen ist es z.B. eher nicht für ein Restaurant oder Coiffeur Geschäft geeignet: Durch das Ladengeschäft und Inventar und eventuellen Angestellten wird die Buchhaltung häufig relativ schnell komplizierter und aufwändiger. Ausserdem kommt bei diesen mit dem Bargeld-Kasse (Stichwort Kassenbuch) noch zusätzliche Anforderungen dazu.
Und hier die Vorteile mit dem Milchbüechli noch einmal kurz zusammengefasst:
- Sie erledigen mit ca. 45 Minuten pro Monat Ihre komplette Buchhaltung (das ist natürlich keine Garantie: Es liegt natürlich auch an Ihnen, wie Sie Ihre Belege ordnen).
- Sie haben minimalen Aufwand beim Erfassen Ihrer Einnahmen und Ausgaben im Milchbüechli: Sie füllen 5-7 Felder aus und haben eine Buchung erledigt. Ohne Buchungssätze, Kontenplan oder Treuhänder.
- Am Ende des Jahres haben Sie keinen Extra-Aufwand für den Jahresabschluss: Sie drucken den Jahresabschluss einfach aus und haben sofort alles für die Steuererklärung bereit (ohne Jahresabgrenzungen oder Abschlussbuchungen).
Zugegeben: Das Milchbüechli ist vielleicht (noch) nicht die perfekte Lösung für Sie
Wie erwähnt ging die erste Version des Milchbüechli am 12. Februar 2018 “live”.
Es steht kein von Investoren finanziertes Startup mit 10-köpfigem Entwickler- & Support-Team hinter dem Milchbüechli (wahrscheinlich hat es einen Selbständigen gebraucht, der die ideale Lösung für Selbständige baut).
Selbständige wie wir sind nunmal nicht die attraktivste Business Zielgruppe (Firmen mit 1 bis 9 Beschäftigten gelten übrigens per Definition nicht als “Kleinunternehmen”, sondern sogar als “Mikrounternehmen”).
Einem KMU (also Firmen mit per Definition 10 bis 249 Mitarbeitern) mag es egal sein, ob die Buchhaltungslösung 30.-, 50.- oder gar 100.- im Monat kostet (diese haben wahrscheinlich sowieso einen eigenen Buchhalter angestellt).
Aber für einen Selbständigen (vor allem in der Startphase) kommt es auf jeden Franken (und jede Stunde Aufwand) an.
Einige Fakten:
- Das Milchbüechli wird bereits live für die Buchhaltung und Steuererklärung seit 2017 eingesetzt.
- Das Milchbüechli wird aktiv weiterentwickelt: Sie haben direkten Kontakt zu mir (dem Hauptentwickler) und können damit Einfluss auf die weitere Gestaltung und nächsten geplanten Funktionen nehmen.
- Und natürlich stehe ich nach bestem Wissen und Gewissen für einfache Buchhaltungsfragen zur Verfügung (und sage natürlich ganz ehrlich, wenn ich etwas nicht weiss und wo Sie weitere Hilfe finden bzw. ein Treuhänder die Frage beantworten sollte).
- Auch wenn wir (noch) keine offizielle Partnerschaft mit einem Treuhänder haben, bin ich in regelmässigem Kontakt mit einem Treuhänder, nach dessen Anforderungen und Tipps das Milchbüechli weiterentwickelt wird.
Wir halten das Milchbüechli möglichst einfach und konzentrieren uns ausschliesslich auf die einfache Buchhaltung mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (das heisst, Sie werden z.B. auch mittelfristig wahrscheinlich keine Adress- oder Lagerverwaltung im Milchbüechli finden).
Dadurch sind wir preislich im Vergleich mit allen anderen Schweizer Buchhaltungsprogrammen der (teilweise mit grossem Abstand) günstigste Anbieter:
Das Milchbüechli kostet nur 9 Franken pro Monat (oder 8.-, falls Sie ein Jahresabo kaufen).
Probieren Sie es einfach einmal gratis für 30 Tage aus und entscheiden Sie dann, ob es etwas für Sie ist oder Sie doch eine komplexere (und teurere) Lösung benötigen: