Offene-Posten-Buchhaltung oder Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung?

Ob Sie eine Offene-Posten-Buchhaltung oder eine Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung führen, ist ein grundlegender Unterschied und wichtige Entscheidung für Ihre Buchhaltung.

Schauen wir uns die 2 Arten an:

1. Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung: Das ist die klassische doppelte Buchhaltung: Sobald Sie eine Rechnung erhalten (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen = Kreditoren) oder versendet (offene Kundenguthaben = Debitoren) haben, müssen Sie diese entsprechend verbuchen. Und sobald die Rechnung dann tatsächlich bezahlt wurde, buchen Sie das ebenfalls wieder.
2. Offene-Posten-Buchhaltung: Die “offenen Posten” sind ganz einfach unbezahlte Rechnungen (sowohl Rechnungen die Sie erhalten haben, als auch von Ihnen versendete Rechnungen). Und diese Rechnungen werden jetzt nicht verbucht. Sondern erst und nur der tatsächliche Geldfluss, wenn eine Rechnung also bezahlt wurde.

Die Offene-Posten-Buchhaltung funktioniert also nach der Ist-Methode, während die Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung nach der Soll-Methode funktioniert (wie die ganze doppelte Buchhaltung).

Mit der Offene-Posten-Buchhaltung halbiert sich darum logischerweise der Aufwand für das Buchen.

Zusätzlich fallen aber auch alle Buchungen für Korrekturen an den Rechnungsbeträgen einfach weg (zum Beispiel bei Rücksendungen, Gutschriften oder Skontoabzügen).

Das KMU Portal des Bundes hat es schön zusammengefasst und beschrieben:

Bei der Offenposten-Buchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung, aufgrund von Belegen, die als “unbezahlte Rechnungen” abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenposten-Buchhaltung sinnvoll sein. Sind jedoch etliche Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich, eine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung zu führen.

Hier ist erklärt, was mit diesen offenen Rechnungen Ende Jahr gemacht wird (das kommt nämlich auf die Art der Buchhaltung an): Offene Rechnungen (Debitoren) Ende Jahr: Abgrenzen oder nicht (in einer einfachen Buchhaltung)?

Welche Art von Buchhaltung muss geführt werden?

Grundsätzlich gilt ganz einfach gemäss Art.957 OR “die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens”.

Übrigens: Die Antwort auf die grundlegende Frage “Bin ich buchführungspflichtig?” ist als Selbständiger / Einzelfirma immer Ja.

Es kommt also auf die Anzahl der Belege sowie die Grösse und Komplexität der Firma an.

Kurz gesagt:

Sind Sie selbständiger Einzelunternehmer und machen weniger als 500’000.- Umsatz pro Jahr?

Dann ist eine Offene-Posten-Buchhaltung und damit vor allem auch die einfache Buchhaltung mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vielleicht die perfekte Wahl, wenn Sie die Buchhaltung mit möglichst wenig Aufwand erledigen möchten.

Natürlich will man über die (vor allem versendeten) Rechnungen trotzdem jederzeit einen Überblick haben, was noch offen ist.

Das Milchbüechli hilft Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre offenen Posten zu behalten.

Das geht ganz einfach:

Wenn Sie eine Rechnung verschicken, können Sie diese im Milchbüechli ganz normal als Einnahme erfassen und dabei das “Zahlung erhalten” Feld deaktiviert lassen:

Dadurch haben Sie jederzeit den Überblick über alle versendeten Rechnungen, seit wann diese offen sind und wann Sie dementsprechend einmal eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken sollten:

Sobald Sie die Zahlung erhalten haben, können Sie aus dem “offenen Posten” ganz einfach die fertige Buchung machen, indem Sie das Datum des effektiven Zahlungseingangs nachführen:

Hier finden Sie ein komplettes Praxisbeispiel, wie Sie die Buchhaltung als Einzelfirma selber machen.