Falls Sie im Milchbüechli Probleme mit der automatischen Beleg-Nummerierung haben (speziell am Anfang des Jahres beim Jahresabschluss), dann sollten hier alle Ihre Fragen beantwortet werden.
Grundsätzlich funktioniert es so:
Die automatische Nummerierung zählt fortlaufend vom ältesten offenen Jahr.
Leider gibt es 2 Fälle, welche die automatische Nummerierung durcheinander bringen:
- Wenn Sie Buchungen für das Jahr 2019 erfassen, aber das Geschäftsjahr 2018 noch nicht abgeschlossen haben, wird die gleiche Beleg-Nr. mehrmals vergeben.
- Wenn Sie Einnahmen-Buchungen im 2018 erfasst haben, diese aber erst im 2019 bezahlt werden, so haben diese noch die (dementsprechend hohe) Beleg-Nr. vom letzten Jahr.
Und so könnte das dann im Milchbüechli Journal beispielsweise aussehen, nachdem das letzte Geschäftsjahr abgeschlossen wurde:
Leider gibt es aktuell noch keine Lösung, die dieses Problem automatisch verhindern kann.
Damit also auch für das neue Geschäftsjahr wieder sauber und automatisch ab E1/A1 nummeriert wird, gibt es neu eine Funktion für die Neu-Nummerierung der aktuellen offenen Buchungen (beschreibe ich gleich weiter unten im Detail).
Grundsätzlich empfehle ich darum:
- Zuerst das aktuelle Geschäftsjahr (z.B. 2018) abzuschliessen, bevor Sie die Buchungen für das neue Geschäftsjahr (2019) erfassen.
- Sobald Sie das Geschäftsjahr abgeschlossen haben, die Buchungen für das neue Geschäftsjahr falls nötig (und gewünscht) neu nummerieren zu lassen.
Theoretisch könnte man natürlich die Nummerierung der Buchungen über die Jahre fortlaufend lassen. Das würde aber die Beschriftung der Belege (also mit z.B. E13843, wie im Praxisbeispiel “Wie man die Buchhaltung selber macht” beschrieben) immer mühsamer und vor allem unübersichtlicher machen.
Funktion um alle offenen Buchungen automatisch neu zu nummerieren
Hier also eine kurze Anleitung, wie die Neu-Nummerierung der Buchungen funktioniert.
Im Milchbüechli unter “Jahresabschluss” finden Sie diese neue Funktion (da die Neu-Nummerierung aktuell nicht rückgängig gemacht werden kann, bitte mit Vorsicht benutzen):
Der Fortschritt und das Ergebnis wird direkt angezeigt und ist dann auch im “Milchbüechli Journal” sofort sichtbar:
Wenn Sie Fragen oder Probleme mit der Beleg-Nummerierung haben, können Sie diese gerne direkt hier in den Kommentaren stellen:
Hoi Michael,
ich würde gerne meine eigene Nummerierung generieren. Also nicht jedes Jahr bei Ein- und Ausgängen bei 1 anfangen. Ist es möglich, für das neue Jahr eine eigene Nummer einzugeben und das System erstellt jeweils eine fortlaufende Nummer aufgrund meiner Initialeingabe?
Besten Dank für deine Antwort.
Gruss
Marcel
Hallo Marcel,
Ja, das ist problemlos möglich. Die Beleg-Nr. kann jederzeit manuell angepasst werden und es zählt dann immer automatisch von der höchsten Zahl weiter.
Hinweis: Vom ältesten offenen Jahr, siehe hier: https://milchbueechli.ch/automatische-beleg-nummerierung-milchbueechli/
Beste Grüsse,
Michael
hallo und guten Tag
wie kann ich einen Eintrag löschen, eine Gutschrift oder Belastung? und storniert es auch gleich die Nummer und diese Nummer wird dann für die nächste Buchung verwendet?
danke und Gruss
Yvonne Huber
Grüezi Frau Huber,
Im Milchbüechli Journal steht der “Löschen” und “Bearbeiten” Link bei jeder Buchung.
Sie können die Nummer manuell anpassen und so wiederverwenden wenn Sie möchten. Aber grundsätzlich muss die Nummerierung nicht lückenlos sein, sondern einfach eindeutig.
Beste Grüsse,
Michael Brütsch
Kann ich nachdem ich ein Jahr abgeschlossen habe, nachträglich noch Buchungen hinzufügen und danach noch einmal das Jahr abschliessen.
Oder ist das Jahr nach dem erstmal bedienen “Jahr abschliessen” definitiv dann abgeschlossen?
Besten Grüsse
Reidar
Hallo Reidar,
Das ist kein Problem: Du kannst das Geschäftsjahr mit “Jahr wiedereröffnen” mit einem Klick wieder öffnen, dann die Buchungen bearbeiten oder neu hinzufügen, und dann einfach wieder das “Jahr abschliessen” und erneut den “Jahresabschluss generieren”.
Beste Grüsse,
Michael
Hallo zusammen,
nach welchem Prinzip funktioniert die automatische Neunummerierung? Ich hatte die Hoffnung, dass die Nummerierung aufsteigend ab dem ältesten Buchungsdatum stattfindet. Stattdessen hat es nun ein grösseres Chaos gestiftet als es vorher der Fall gewesen ist (A1, A2, A12, A13, A4, A5, A14, A15, A6 und so weiter).
Grüsse
Dennis
Hallo Dennis,
Vielen Dank für den Hinweis! Ja, die Nummerierung sollte natürlich anhand dem Buchungsdatum gemacht werden. Da war jetzt aber tatsächlich noch ein Fehler drin, der in einigen selteneren Fällen das Datum nicht korrekt geordnet hat.
Ich habe es jetzt soeben korrigiert: Lass die Neunummerierung noch einmal durchlaufen, dann sollte es stimmen.
Einfach noch als Hinweis, weil ich gesehen habe, dass Du noch 2 Geschäftsjahre gleichzeitig offen hast: Die Nummerierung wird für jedes Geschäftsjahr separat gemacht.
Falls Dir noch etwas auffällt, natürlich gerne einfach nochmals melden.
Beste Grüsse,
Michael
Hallo Michael, Milchbüchli ist super! Nur beim generieren der PDF bekomme ich die Meldung dass einige Dateien (jpg) nicht verarbeitet werden können. Gibt es hier Beschränkungen? Fomart, Dateigrösse?
Danke
Larn
Hallo Larn,
Bilder (JPG, PNG, etc.) können aus technischen Gründen grundsätzlich nicht mit PDF Dateien zusammengefügt werden. Deshalb müssen diese entweder einzeln heruntergeladen werden, oder Du kannst ja noch das “Belege ZIP” erstellen, dort sind komplett alle hochgeladenen Belege drin (kannst Du also alles auf einmal herunterladen).
Beste Grüsse,
Michael
Grüezi
ich startete meine Firma im Oktober 2019. Mein Geschäftsjahr dauert vom 1. Oktober 2019 bis 31. Dezember 2020.
Kann ich die Daten von 2019 in’s 2020 integrieren?
Ich möchte keinen Abschluss für 2019.
Danke für einen Tip und schöne Grüsse
Urs Schneider
Grüezi Herr Schneider,
Nein, das ist leider nicht möglich. Ich bin ehrlich gesagt auch überfragt, ob und wie das aus Sicht der Steuererklärung gehen würde. Sie müssen als Einzelfirma ja grundsätzlich den Gewinn von 2019 als Einnahme in der Steuererklärung 2019 angeben.
Wenn Sie das also so machen möchten, müssten Sie also trotzdem im Milchbüechli das Geschäftsjahr 2019 separat abschliessen. Und dann manuell die Geschäftsjahre 2020 und 2019 zusammenzählen.
Beste Grüsse,
Michael Brütsch