Vereinsbuchhaltung: Muss ein Verein eine einfache oder doppelte Buchhaltung führen?

Zuerst einmal: Jeder Verein ist grundsätzlich buchhaltungspflichtig.

Die nächste Frage ist also eben (ähnlich wie bei Einzelfirmen): Muss ein Verein eine einfache oder doppelte Buchhaltung führen?

Grundsätzlich darf ein Verein ebenfalls eine einfache Buchhaltung (= Milchbüechli oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen.

Bei einer Einzelfirma ist der Jahresumsatz entscheidend, ob eine einfache oder doppelte Buchhaltung geführt werden muss (hier ist die Buchführungspflicht für Selbständige genauer beschrieben).

Bei einem Verein hingegen ist entscheidend, ob der Verein dazu verpflichtet ist, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen (Quelle: Art. 957 ZGB).

Der Verein ist zur Eintragung im Handelsregister verpflichtet, wenn er:

1. für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt;
2. revisionspflichtig ist.

Quelle: Art. 61 ZGB

Schauen wir uns das genauer an:

Punkt 2, also die Revisionspflicht:

Der Verein muss seine Buchführung durch eine Revisionsstelle ordentlich prüfen lassen, wenn zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten werden:

1. Bilanzsumme von 10 Millionen Franken;
2. Umsatzerlös von 20 Millionen Franken;
3. 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.

Quelle: Art. 69 ZGB

Die Revisionspflicht betrifft also nur die allerwenigsten Vereine in der Schweiz und können wir daher meistens ignorieren.

Punkt 1 ist also für die meisten Vereine entscheidend:

Ob der Verein ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt.

Und wann gilt man als ein kaufmännisches Gewerbe? Hier wurde das meiner Meinung nach gut erklärt:

“Ein kaufmännisches Gewerbe liegt dann vor, wenn erstens es sich um eine selbstständige Tätigkeit handelt, diese zweitens auf eine längere Zeit ausgerichtet ist und drittens damit ein Erwerb (also Gewinn) erzielt werden soll.”

Das Handelsregisteramt Basel Landschaft hat ein gutes Beispiel aufgeführt:

“Dies kann zum Beispiel ein wohltätiger Verein sein, der ein öffentliches Restaurant betreibt. Nur ein verschwindend kleiner Prozentsatz der Vereine ist im Handelsregister eingetragen.“

Das jährlich organisierte Vereinsfest, bei dem eine Bar und Essensstand betrieben wird, gilt also z.B. nicht als “nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe”, da es nicht auf eine längere Zeit ausgerichtet ist.

Mythos Umsatzgrenze?

Wichtig: Auch wenn ich in einigen Artikeln im Internet ebenfalls von den 100’000.- Umsatz pro Jahr als Grenze für die Handelsregisterpflicht bei Vereinen gelesen habe, habe ich keine gesetzliche Grundlage dafür gefunden!

Ich kann mich natürlich irren, aber ich vermute, das scheint schlicht eine Fehlinterpretation zu sein: Die 100’000.- Grenze ist explizit für natürliche Personen (also Inhaber von Einzelfirmen, Kommandit- und Kollektivgesellschaften):

“Natürliche Personen, die ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben und während eines Jahres Roheinnahmen von mindestens 100 000 Franken (Jahresumsatz) erzielen, sind verpflichtet, ihr Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen.”

Quelle: Art. 36 HRegV

Ein Verein ist aber keine natürliche, sondern eine juristische Person (genau wie auch die GmbH, AG, Stiftung und Genossenschaft).

Entscheidend ist meiner Meinung nach also nur, ob es sich wie oben erklärt, grundsätzlich um ein “nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe” handelt.

Und in diesem Fall würde ich zumindest einmal genauer abklären lassen, ob diese Umsatzgrenze tatsächlich relevant ist, oder ob (wie bei einer GmbH oder AG) sofort eine doppelte Buchhaltung Pflicht wird.

Freiwilliger Eintrag im Handelsregister

Der freiwillige Eintrag ins Handelsregister führt nicht automatisch dazu, dass eine doppelte Buchhaltung geführt werden muss.

Da ein Eintrag im Handelsregister praktisch keinen Vorteil bringt (aber zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten verursacht), würde ich einem Verein grundsätzlich eher davon abraten, sich freiwillig eintragen zu lassen (im Gegensatz zu einer Einzelfirma / Selbständigen, für die sich das als Firma lohnt).

Ist das Milchbüechli für Vereine geeignet?

Das Milchbüechli ist primär für Selbständige Einzelunternehmer entwickelt.

Wenn Ihr Verein eine einfache Buchhaltung führen darf, dann könnten Sie grundsätzlich das Milchbüechli dafür nutzen.

Uns fehlen im Moment aber schlicht noch die Erfahrungswerte, ob es für Vereine geeignet ist.

Z.B. sind die “Art der Ausgabe” Kategorien speziell für Selbständige gedacht und passen wahrscheinlich nicht ganz für einen Verein:

Aus diesem Grund kann ich aktuell das Milchbüechli für Vereine nicht explizit empfehlen. Sie dürfen es aber natürlich gerne einmal kostenlos testen, ob es alle Ihre Anforderungen abdeckt.