Hinweise & Tipps zum Umgang mit Belegen (Papier oder Digital?)

Müssen Sie Belege, die Sie per Post auf Papier erhalten haben, “digitalisieren” (also einscannen oder mit dem Smartphone abfotografieren) und im Milchbüechli hochladen?

Kurz gesagt: Nein.

Papier-Belege müssen nicht eingescannt oder per Smartphone fotografiert und ins Milchbüechli hochgeladen werden.

Wichtig: Auch wenn Sie einen Papierbeleg digitalisiert und hochgeladen haben, empfiehlt es sich den Originalbeleg nicht zu entsorgen, sondern diesen trotzdem abzulegen (ganz einfach in der Reihenfolge, wie Sie diese auch erfasst haben).

Einerseits empfehlen das auch alle anderen grossen Buchhaltungsanbieter, wie z.B. Run my Accounts (siehe hier das Video “Muss ich Originalbelege aufbewahren?”).

Andererseits einfach darum, weil es für die meisten Selbständigen einfacher bzw. weniger Aufwand ist, alle nur digital erhaltenen Belege (PDFs, Mails, etc.) auszudrucken, anstatt alle nur per Post/Papier erhaltenen Belege zu digitalisieren (also eben einzuscannen oder abzufotografieren).

Wichtig ist schlussendlich, dass man grundsätzlich zu jeder Buchung den Beleg schnell finden und vorweisen kann.

Und wie gesagt: Für Einzelfirmen / Selbständige ist das klassische Ausdrucken und Ablegen in einem Ordner meistens immer noch die einfachste Lösung.

Ich persönlich empfehle deshalb, alle Belege auf Papier aufzubewahren (also einfach zur Sicherheit, im Alltag muss man dann natürlich nicht tatsächlich ständig die Papierbelege hervorholen, sondern kann problemlos mit den hochgeladenen Belegen arbeiten, um z.B. kurz etwas nachzuschauen).

Belege im Milchbüechli verwalten

Im Milchbüechli können Sie Belege auf 2 Arten verwalten:

1. Entweder den “Beleg hochladen” (wie oben erklärt, typischerweise wenn Sie eine Rechnung als PDF erhalten haben).
2. Falls Sie die Rechnung per Post erhalten haben (oder aber natürlich auch einfach selber ausgedruckt haben), können Sie im Milchbüechli einfach die “Beleg in Papierform” Checkbox auswählen:

Und ja, Sie können durchaus einen Beleg sowohl im Milchbüechli hochladen, als auch zusätzlich ausdrucken und als “Beleg in Papierform” markieren:

Hochgeladene Belege wieder herunterladen

Sie haben 2 Möglichkeiten, Ihre hochgeladenen Belege wieder herunterzuladen:

1. „Belege ZIP generieren“: Damit erhalten Sie alle hochgeladenen Belege in einer ZIP-Datei (also auch hochgeladene Belege, die bereits als „in Papierform“ markiert worden sind).
2. „Belege PDF generieren“: Damit erhalten Sie die hochgeladenen Belege in einer PDF-Datei, welche nicht bereits als „Beleg in Papierform“ markiert worden sind. Sehr nützlich, um alle hochgeladenen PDF-Dateien nachträglich auf einmal ausdrucken zu können.

Wichtiger Hinweis zur „Belege PDF generieren“ Funktion, da dies häufig missverstanden wird:

1. Diese sucht nur nach Belegen, welche nicht bereits als “Beleg in Papierform” markiert sind.
2. PDF-Dateien können technisch geschützt, fehlerhaft oder inkompatibel sein und darum allenfalls nicht verarbeitet werden (das sind leider grundlegende Probleme mit dem PDF-Format selbst). Solche Dateien müssen (wie auch z.B. hochgeladene Bild-Dateien) separat heruntergeladen werden (bzw. sind diese natürlich immer via “Belege ZIP generieren” verfügbar). Die betroffenen Dateien werden direkt aufgelistet und verlinkt.
3. In seltenen Fällen verursachen hochgeladene PDF-Dateien kritische Fehler und verunmöglichen die PDF-Generierung komplett. In diesem Fall müssen Sie die Belege leider als ZIP-Datei herunterladen.

Aus diesen Gründen können wir die „Belege PDF generieren“ Funktion nur ohne Gewähr anbieten. Diese Funktion ist also auch nicht nötig für die einfache Buchhaltung mit dem Milchbüechli.

Denken Sie daran: Wichtig ist nur, dass Sie die Belege haben, es muss nicht zwingend in einer grossen PDF-Datei sein.

Die „Belege PDF generieren“ Funktion ist also komplett optional und nur als Vereinfachung für das nachträgliche Drucken gedacht (z.B. wenn Sie alle als PDF erhaltenen Rechnungen Ende Jahr beim Jahresabschluss auf einmal ausdrucken wollen).