Mitarbeiter einstellen als Einzelfirma: Vorgehen und die 3 Möglichkeiten der Lohnabrechnung / Lohnbuchhaltung

Grundsätzlich gilt natürlich:

Als Einzelfirma dürfen Sie genau wie eine GmbH oder AG Personal einstellen.

Aber:

Den ersten Mitarbeiter einzustellen, stellt für die meisten Einzelunternehmen eine grosse administrative und finanzielle Hürde dar.

In diesem Artikel erkläre ich das grundsätzliche Vorgehen und die Möglichkeiten, auf dem Weg zu Ihrem ersten eigenen Angestellten.

Hier eine kurze Übersicht:

1. Das grundsätzliche Vorgehen/ToDo’s zum Mitarbeiter / Personal einstellen als Einzelfirma
2. Das ordentliche Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung
3. Das vereinfachte Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung
4. Die Lohnbuchhaltung komplett auslagern

Das grundsätzliche Vorgehen zum Mitarbeiter / Personal einstellen als Einzelfirma

Um das Vorgehen hier jetzt einmal simpel zu halten, gehe ich nicht auf Sonderfälle ein, also wie z.B.:

• Personen ohne AHV-Nummer
• Minderjährige oder Rentner anstellen
• Ausländer ohne Arbeitsbewilligung

Im Zweifelsfall also direkt hier auf der Website beim SECO nachschlagen, was die genauen Anforderungen sind.

Hier jetzt eine Übersicht, was alles beachtet bzw. gemacht werden muss, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen möchten:

1. Anmeldung bei der Ausgleichskasse: Für die 1. Säule (AHV/IV/EO Beiträge) plus Arbeitslosenversicherung (ALV).
2. Unfallversicherung: Eine Berufsunfallversicherung ist immer Pflicht, ab einer wöchentlichen Arbeitszeit von 8 Stunden wird auch eine Nichtberufsunfallversicherung zur Pflicht.
3. Anmeldung bei der Pensionskasse: Für die 2. Säule (berufliche Vorsorge/BVG-Beiträge). Dies ist ab einem Jahreslohn von 22’050.- Pflicht (Stand 2024, die sogenannte “Eintrittsschwelle”, ab der BVG-Beiträge bezahlt werden müssen).
4. Anmeldung bei der Familienausgleichs­kasse (FAK): Für die Kinder-/Familienzulagen, falls der Arbeitnehmer Kinder hat.
5. Optional, aber definitiv eine Überlegung wert: Eine Krankentaggeldversicherung. Denken Sie daran: Gemäss Gesetz müssen Sie den Lohn bei Krankheit und bei Schwangerschaft weiterbezahlen. Eine Krankentaggeldversicherung bezahlt Ihnen in diesem Fall die Kosten für den Lohn, den Sie Ihrem Angestellten weiterbezahlen müssen.
6. Lohnabrechnung & Lohnausweis: Müssen Sie beides erstellen. Die Lohnabrechnung für den Angestellten. Der Lohnausweis ist für die Steuererklärung und muss mit dem entsprechenden amtlichen Formular erstellt werden.

Das ordentliche Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung

Das ordentliche Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung ist eigentlich nichts anderes, als dass Sie eben die 6 oben genannten Punkte mit den entsprechenden Ausgleichskassen und Versicherungen anmelden und abrechnen.

Das ist – wie Sie sich vorstellen können – relativ aufwändig.

Darum ist die Lohnbuchhaltung bei den meisten Buchhaltungsanbietern ein separates Modul, das auch zusätzlich kostet.

Aber auch mit entsprechendem Modul ist eine saubere, ordentliche Lohnbuchhaltung zu führen deutlich anspruchsvoller, als die ganze restliche einfache Buchhaltung (und ist generell wahrscheinlich nur mit einer doppelten Buchhaltung empfehlenswert).

Das Milchbüechli bietet darum auch kein Lohnbuchhaltungsmodul (und ist auch definitiv nicht geplant).

Das aus dem einfachen Grund, dass es meiner Meinung nach für die allermeisten Selbständigen / Einzelfirmen mit einer einfachen Buchhaltung schlicht nicht praktikabel und empfehlenswert ist, die Lohnbuchhaltung selber zu machen.

Auch für KMU mit eigenem Buchhalter ist die Lohnbuchhaltung eine Herausforderung.

Wobei was theoretisch gehen würde, ist das Ergebnis der Lohnbuchhaltung im Milchbüechli in den entsprechenden Ausgaben-Kategorien zu erfassen (“Löhne für Angestellte” und “Sozialversicherungsbeiträge für Angestellte (AHV, BVG, etc.)”):

Diese 2 Kategorien reichen grundsätzlich bereits aus, um die Steuererklärung als Einzelfirma mit Angestellten auszufüllen.

Die Herausforderung ist also nicht die Buchhaltung selbst, sondern wie oben erklärt, der ganze administrative Aufwand für die Lohnabrechung.

Also:

Warum gibt es dann diese 2 Ausgaben-Kategorien im Milchbüechli, wenn ich das ordentliche Abrechnungsverfahren für die allermeisten Selbständigen als nicht praktikabel erachte?

Weil es zum Glück noch 2 Alternativen zum ordentlichen Abrechnungsverfahren gibt. Und für beide Alternativen der Lohnabrechnung kann das Milchbüechli grundsätzlich genutzt werden:

Das vereinfachte Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung

Das vereinfachte Abrechnungsverfahren für die Lohnabrechnung darf in folgenden Fällen eingesetzt werden:

1. der einzelne Lohn pro Arbeitnehmenden darf pro Jahr 22’050.- Franken
   nicht übersteigen (sprich, ist unter der Eintrittsschwelle für die BVG-Beiträge)
2. die gesamte Lohnsumme der Firma darf pro Jahr 58’800.- Franken nicht übersteigen (doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV – der Lohn des Inhabers der Einzelfirma zählt hier natürlich nicht dazu)

Das sind die 2 Hauptfaktoren. Hier mehr Infos zu den Vorgaben des “Vereinfachten Abrechnungsverfahren für Arbeitgebende“.

Zugegeben, die Limite ist sehr klein und erlaubt nur sehr kleine Arbeitspensen.

Aber:

Wenn Sie in Ihrer Einzelfirma diese Limiten nicht überschreiten, dann ist das vereinfachte Abrechnungsverfahren wirklich äusserst einfach:

1. Dank diesem können Sie alle Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV/Familienzulagen) auf einmal an einem Ort (bei der Ausgleichskasse/SVA) und einmal pro Jahr abrechnen (anstatt monatlich und eben AHV, Familienzulagen, etc. separat abzurechnen).
2. Auch die Steuern werden direkt über die Ausgleichskasse/SVA abgerechnet (und das zu einem sehr vorteilhaften günstigen Steuersatz von 5%).
3. Die Abrechnung selber umfasst nichts anderes, als dass Sie den im gesamten Jahr bezahlten Bruttolohn angeben müssen (plus natürlich die Personalien des Angestellten).

In diesem Artikel von Run My Accounts können Sie ein Beispiel des Formulars für die vereinfachte Abrechnungsmethode sehen.

Wenn Sie das vereinfachte Abrechnungsverfahren einsetzen, können Sie die Ausgaben wie oben im Screenshot ersichtlich ganz einfach im Milchbüechli erfassen, und sind so dann für den Jahresabschluss und die Steuererklärung gerüstet.

Und was können Sie machen, wenn Sie die Limiten für das vereinfachte Verfahren überschreiten, aber eben das ordentliche Verfahren zu kompliziert und aufwändig ist?

Dann gibt es die folgende simple Lösung:

Die Lohnbuchhaltung einfach komplett auslagern

Da gibt es spezialisierte Anbieter wie z.B. PayrollPlus, welche die komplette Lohnabrechnung, also alle 6 oben genannten Punkte komplett für Sie übernehmen.

Sie bezahlen einfach 3% zusätzlich auf die Lohnsumme für die Dienstleistung, können also die Kosten dafür sehr gut einkalkulieren.

Mehr Infos natürlich direkt bei PayrollPlus (und wenn Sie PayrollPlus kontaktieren, erwähnen Sie gerne, dass Sie hier vom Milchbüechli davon erfahren haben).

Auch aus Buchhaltungssicht ist es in diesem Fall wieder relativ einfach. Sie müssen den total an PayrollPlus bezahlten Betrag einfach im Milchbüechli in 3 Ausgaben-Kategorien aufteilen, damit Sie es dann wie schon erklärt für den Jahresabschluss und Steuererklärung korrekt haben:

• Den eigentlichen Lohn unter “Löhne für Angestellte”
• Die ganzen Sozialversicherungsbeiträge unter “Sozialversicherungsbeiträge für Angestellte (AHV, BVG, etc.)”
• Die Kosten für die Dienstleistung von PayrollPlus unter “Alle übrigen Geschäftsaufwände”

Grundsätzlich muss natürlich jeder selber für sich entscheiden, aber ich persönlich empfehle eindeutig das Auslagern der Lohnbuchhaltung / Lohnabrechnung, falls die Limite für das vereinfachte Abrechnungsverfahren überschritten wird.

Mit dieser Option kann jeder Selbständige / Einzelfirma mit minimalem Aufwand den ersten Mitarbeiter einstellen.